AP 的 supplier statement reconciliation 和credite notes 处理方法。求助！！

jj2013

各位前辈和大侠们，我AP小白又来请教了。
2个问题想请教大家：

（1）： 我们公司属于manufacturers，业务量很大，估计有几百个supplier。而且我们有 30天，60天和90 天不同的terms。
现在遇到一个问题，就是如何能够 准确高效率的 做supplier statement 的reconciliation。

有经验的朋友可以和我说说具体的操作步骤吗，非常感谢！！！！

我自己现在能想到的方法就是首先把 statement scan到电脑里 然后copy到excel 里面，然后再把supplier的 当月的 流水账export 到excel里面，然后用 vlookup 进行matches每一笔发票和付款。

不知道大家能不能指导我一下，如果说用excel 已经是最好的办法了，你们还有什么别的function我可以用的吗？




（2）关于如何处理credit notes。

-------如果是 PO-related invoice。
         case 1： Invoice ￥1000   还未输入系统，还没付，紧接着收到 credit notes ￥100. 我们公司现在的处理的方法是 完全就不记到系统里了。但是我个人觉得，如果PO 还在系统里，是不是正确的做法是应该 先把 PO change to invoice ￥100，然后再 create 一个 credit note ￥100 apply 到那张发票，这样的话PO 就可以close 掉了。

         case 2： Invoice ￥100 已经付掉了，然后 很久发来了一个credit note ￥100， 但是我们还跟这个supplier 有ongoing 的 transactions。 如果是这样的情况，我是应该要求他们把之前的那个 refund，还是说我把这张credit note apply 之后的invoice，如果说 对方同意 credit note apply 之后的invoice 是不是要求他们要 重新发一个新的credit note 写清楚 是credit 掉哪些/哪个 invoice。


我想我的问题应该很基础，很白痴，大家见笑了。
非常感谢！！！！ORZ

Chole

1, 收到货款直接allocate to invoice, 期末reconciliation应该是和supplier的statement match. 你貌似不用会计系统manual 做账啊？
2， case one 你的做法可以；case two, 后来到的credit note直接抵掉以后发票的balance

xiaobenguai

1. 不是专门做ap的不清楚 不过不需要这么麻烦吧 直接从系统里面出一个ap report不就好了么？
2.1 我没有太看明白 你们公司现在的做法是什么就完全不计入系统了？po其实没有关系 但是invoice是1000credit note是100 还有另外900你们是怎么做啊？
2.2 apply到以后的invoice 你们是要发remittance advice的吧？那就一目了然了谁也不麻烦 除非你们跟supplier不再又交易了那再要refund

hj1985

1）high volume的AP还真没做过，如果supplier可以发excel格式的statement给你，你可以直接把系统里的unpaid invoices导出来，然后vlookup。如果没有excel格式，只好扫描，然后用能够把PDF covert成excel的软件，比如（Foxit PhantomPDF），转换成excel，只要能够导出invoice number和amount就好了，然后lookup。我觉得你应该先对unpaid invoice，看看有没有入账，但是amt有出入的。然后再看有没有invoice你付了，对方还没apply，还有就是你压根就没收到的invoice。

2）case 1，可以那么做。你的做法没错你们的PO能不能在没有转化为invoice之前就关掉？
case 2，credit note的正常做法就是先apply和它对应的invoice，如果那张invoice付掉了，就apply到别的invoice，最后没什么往来的话，就换cash refund了

无聊

Chole 发表于 2014-9-30 20:22
1, 收到货款直接allocate to invoice, 期末reconciliation应该是和supplier的statement match. 你貌似不用 ...

问的是 AP ， 收货款是AR 做的吧

Chole

无聊 发表于 2014-9-30 20:54
问的是 AP ， 收货款是AR 做的吧

不好意思看错了。Ap付款也要allocate payment嘛！ ：）

无聊

Chole 发表于 2014-9-30 21:04
不好意思看错了。Ap付款也要allocate payment嘛！ ：）

。。。AP 付款前 理论上 需要 reconciliation 做好才能付。。。理论上 allocate payment之前需要reconciliation

你系统里面 记得是200，但是人家实际发给你的是 180，或者是220 这种情况 理论上AP 不能付钱的，所以需要 付款之前跟 supplier statement reconciliation。

当然 如果你不在乎，随便怎么付都OK 也没人管

Chole

无聊 发表于 2014-9-30 21:12
。。。AP 付款前 理论上 需要 reconciliation 做好才能付。。。理论上 allocate payment之前需要reconcil ...

我只知道大概,偶尔代打，我不做ap

jj2013

谢谢大家的回复，那个我说的case 1 我打错了数字 发票和credit note 都是$100。不过貌似大家都明白我的意思了。

uknowoppa82

hj1985 发表于 2014-9-30 20:52
1）high volume的AP还真没做过，如果supplier可以发excel格式的statement给你，你可以直接把系统里的unpaid ...

Foxit PhantomPDF free charges?

uknowoppa82

case 2 if you apply credit note to the other invoices, make sure you notify the other party's account receivable to make sure you both on the same page.

it basically just to make sure you book work = others suppliers bookwork
take it easy, you will be fine

hj1985

uknowoppa82 发表于 2014-10-1 10:19
Foxit PhantomPDF free charges?

No cost u 80 bulks, i guess

hj1985

uknowoppa82 发表于 2014-10-1 10:20
case 2 if you apply credit note to the other invoices, make sure you notify the other party's accoun ...

You can only apply credit note to the invoices from the same supplier, i guess

uknowoppa82

hj1985 发表于 2014-10-1 16:29
You can only apply credit note to the invoices from the same supplier, i guess

yeh, i mean same suppliers other invoices :)

jj2013

谢谢大家的回复，帮到我很多

sillybaby

我猜第一个问题，你想问，如果几百个supplier，每个都有上百个流水账怎么快速对账是吧，你的办法应该是最快的了，基本没有statement会做成excel发出来了，本着谨慎的原则，我们也要求发出的东西必须是不能被编辑的，所以PDF最多，我们还能收到email里什么格式都不是的呢

二三，无论怎么样，发票都要入系统，便于追溯，PO重不重要，看行业和内控，很多PO不close也常有，但是收到的不管是invoice or CR,不入系统，对方找你要钱，你怎么查呢？

我们公司一般月底会查Job/project，然后看是不是有没关掉的PO，发现没关掉的查找原因清理掉

jj2013

sillybaby 发表于 2014-10-1 22:41
我猜第一个问题，你想问，如果几百个supplier，每个都有上百个流水账怎么快速对账是吧，你的办法应该是最快 ...

谢谢你的回复，我想问问你，你最后说的那个月底会查看一下job/project 看看为什么有没清掉的PO，这个一般是不是 会计师做呢，我有一次和我们公司会计聊过这个事情，他好像也提到过，我现在还不是很清楚。是不是AP access不到那个部分的内容。

先谢谢了，不知道怎么给大家加分，先欠着了

skie

mark