bank reconciliation

hbhbhbhb

1. my company has a lot of cash payments which are not stated on bank statement but they are shown in accounting system, there is no pretty cash, so how to handle the cash payment when doing the bank reconciliation

2. for cash recepts, the records in accouting system are quite different from the bank statement as some cash recepts are not deposit in bank or just a part of cash recepts are deposited in bank,

please let me have your support to handle above issues, many thank.

astina

i suppose your company banks the cash everyday. therefore, there is a total amount of cash deposited on next day's bank statement

hbhbhbhb

原帖由 astina 于 2008-10-10 16:45 发表
i suppose your company banks the cash everyday. therefore, there is a total amount of cash deposited on next day's bank statement

not bank the cash every day as the boss receive the cash from customer, and take the cash for personal use, so sometimes i can not find the deposit record in bank statement as all.

一炷香

then the bank statement would serve as cash receipt.

astina

原帖由 hbhbhbhb 于 2008-10-10 16:50 发表

not bank the cash every day as the boss receive the cash from customer, and take the cash for personal use, so sometimes i can not find the deposit record in bank statement as all.

when the boss teakes cash, is there any kind of paperwork? If yes, then treat it as a withdrawal by the boss.

hbhbhbhb

原帖由 一炷香 于 2008-10-10 16:57 发表
then the bank statement would serve as cash receipt.

thank you, how about cash payments

chenmm81

the receipts should also be treated as income i guess

but  as to the withdraw by boss for personal use,
treated as shareholder loan account (if it's a company)
can't be expensed

hbhbhbhb

原帖由 astina 于 2008-10-10 17:01 发表


when the boss teakes cash, is there any kind of paperwork? If yes, then treat it as a withdrawal by the boss.

no paper work, when he recevie the cash, he go to shopping directly. so i think for cash recepts,i have to rely on the bank statement, but for cash payment, how do i handle the cash payment for business purpose.thanks

BTY, the accounts of small business is mass.

pg09

关键是几乎都是cash payment,invoice都有，但没有从银行走，我都不知道老板从拿拿的钱pay的，所以bank statement 上面没有几笔出帐，但系统里有很多已经支付的invoice，比较郁闷，

收钱也是一样，老板收了钱就直接买菜干什么的，如果剩一点钱，就存银行，他什么时侯收的钱我都不知道，只是到现在要报gst，我发现很多sale都没有收到钱，问他，他说都收到了，但bank statement上几乎是空的，没有几笔进帐，就算有也是日期和金额差的很远，

所以我就问可不可以全部按bank statement来做帐报gst,如果可以的话，那现在在系统里和bank statement 不相符transaction是不是要删掉。谢谢啦

hbhbhbhb

ding

caesarstone

我们公司也有类似的情况，但是我们单独设立一个类似于Petty Cash 的account, 每天收到的现金收入，我们都会在Invoice 注明paid by cash， 我就一次入账。 公司花的现金费用，也是从中减少。 每周往银行存一次， 在从petty Cash Account 转入bank Account.

pg09

原帖由 caesarstone 于 2008-10-11 17:02 发表
我们公司也有类似的情况，但是我们单独设立一个类似于Petty Cash 的account, 每天收到的现金收入，我们都会在Invoice 注明paid by cash， 我就一次入账。 公司花的现金费用，也是从中减少。 每周往银行存一次， 在从 ...

关键我们就没有petty cash,所以才会有我这样的情况，郁闷

人民

从会计角度，这些现金收入都要记录，支出也一样。从老板角度（华人老板），现金收入不记录，现金支出记录。

作为会计人员，怎样平衡这个呢？是直接问按老板做法，还是按会计做法。西人老板是否不同？主要是从记账角度说
——-——一个了解点会计知识但没有实战经验的人留

miao123

也许这就是所谓的“合理避税” 只要收入不从银行走，ATO如何找到证据呀？

Xavier

原帖由 pg09 于 2008-10-10 18:32 发表
关键是几乎都是cash payment,invoice都有，但没有从银行走，我都不知道老板从拿拿的钱pay的，所以bank statement 上面没有几笔出帐，但系统里有很多已经支付的invoice，比较郁闷，

收钱也是一样，老板收了钱就直接 ...

A few notes for your information:

1. You cannot delete the records from your accounting system as you cannot afford the responsibility. If your boss insists, I suggest you go somewhere else.

2. Take the bank statements, sales invoices and payment receipts to your boss on a weekly or monthly basis (or whenever you are doing the bank reconciliation), ask him/her to identify the invoices paid and the payments made.

3. Do the following:
(a) If you DO NOT maintain a debtors and creditors ledger, total the paid invoices and payments, do one general
                                                              Cr Sales (GST tax code)
                                                              Cr Bank (if any payment from bank)
                                                              Cr Shareholder's loan (expenses > sales)
                  Dr Expenses (GST tax code)
                  Dr Bank (if any receipt to bank)  
                  Dr Shareholder's loan (sales > expenses)
(b) If you DO maintain a debtors and creditors ledger, you need to treat the shareholder's loan account as a bank account
    (i) When sales has been paid
                  Dr Shareholder's loan
                  Dr Bank (if any)
                                                             Cr Individual debtor
   (ii) When payments has been made
                 Dr Individual creditor
                                                             Cr Shareholder's loan
                                                             Cr Bank (if any)

Xavier

原帖由 miao123 于 2008-10-12 02:21 发表
也许这就是所谓的“合理避税” 只要收入不从银行走，ATO如何找到证据呀？

You would have issued some invoices to your customers and most importantly, the invoice would have number too. How do you explain to the ATO that you only made some sales on invoices 0001, 0005,0009,0023,0039 and so on?

pg09

原帖由 Xavier 于 2008-10-12 02:22 发表


A few notes for your information:

1. You cannot delete the records from your accounting system as you cannot afford the responsibility. If your boss insists, I suggest you go somewhere else.
...

谢谢啦，我们有debit and creditor ledger,那只要是bank statement 上没有体现但在系统里有的recepts和payment 是不是都可以用这个方法，可不可以recepts和payment各记一笔总数，不用每一个cash的交易都做一笔。还有，以前那个做帐的人把所有的现金交易记成了从银行账户走，所以现在是不是要调整一下，
for cash payment
Dr Bank account
  Cr shareholder's loan

For cash recept

Cr shareholder's loan
   Dr Bank account

这样就显的所有的现金交易都是shareholder's loan,麻烦指点

cicillx

我有个疑问,老板从中取钱作为私人用途,有可能是作为老板的工资?每周从中支取一定的CASH作为WAGES?

pg09

原帖由 dreamlife 于 2008-10-12 10:50 发表
我有个疑问,老板从中取钱作为私人用途,有可能是作为老板的工资?每周从中支取一定的CASH作为WAGES?

其实也不一定全部是私用，也有一部分钱用来公司的cash payment, 如果做为工资的话，那就太高了，一个月工资就有几十万。所以呀，我亲身经历告诉大家，公司大小不重要，一定要well-organsied,要不很费心的。

lxfmail

原帖由 pg09 于 2008-10-12 11:16 发表

其实也不一定全部是私用，也有一部分钱用来公司的cash payment, 如果做为工资的话，那就太高了，一个月工资就有几十万。所以呀，我亲身经历告诉大家，公司大小不重要，一定要well-organsied,要不很费心的。

非常赞同！

pg09

原帖由 lxfmail 于 2008-10-14 12:37 发表



非常赞同！

看来楼上很有同感呀，所以以后凡是family business的乱公司，都要考虑一下了，费心费脑子，头发都掉完了，挣的钱都不购买生发灵

pg09

还有是不是系统里所有的收入和支出都要和statement上一样，就是说不能比statement上有10个支出和10个收入，那系统里是不是也一定要一样，如果系统里有一笔收入，但是statement上没有，是不是就不用管了，我们系统的reconciliation的原理是balance of statment+收入－支出＝balance of cash book.我发现有些收入在系统里有，但没有在statement上，所以在系统里就不可以在这笔收入前面tick，麻烦指点

丹儿

不得不说楼主的公司这样的处理非常非常不规范，长期下去，可以预见情况只会越来越来糟糕。会计不麻烦，但是做繁琐的就是处理aged unbalanced transaction。如果公司没有认识到这个，继续这样不规范的处理，楼主做会计方面的工作，今后会头疼发疯的。
首先，任何receipt必须要against相应的issued invoices，不管是现金收入还是银行收入。任何payment也要against相应的purchase or expense invoice，不管是现金还是用银行存款。同时，银行账调节要对应receipt和payment来勾挑。我的建议是先从银行调节表作起，以调节银行账平衡为前提条件，找出unbalanced receipt和payment。没有别的错误的话，就应该全部是老板处理的cash transactions。然后需要调节supplier statements和customer statements,与供应商，客户核对outstanding balance。希望能够符合前面调节出来的现金差余额。拿到老板的approval，确认无误后才能进行调节。我觉得一般情况下不动equity为好。可以进loan方面，如果老板部分投资使用借款方式进入公司。
楼主任重道远啊。

丹儿

提醒楼主你做任何的调账，给自己留一个hard copy的memo，以备以后查询，同时要通知老板签字授权。这样就没有责任了。真正做调整的时候，条理要清晰，确认没有问题了再动手。最怕就是调整以前作错了的调账。。。

热带雨林

问题没那么严重
直接问老板哪些是收入，哪些是费用
帐不平，把问题和他说清楚，我想年底报税肯定不是你，不着急。多好的差事呀，如果人工高的话。

pg09

原帖由 丹儿 于 2008-10-14 21:49 发表
不得不说楼主的公司这样的处理非常非常不规范，长期下去，可以预见情况只会越来越来糟糕。会计不麻烦，但是做繁琐的就是处理aged unbalanced transaction。如果公司没有认识到这个，继续这样不规范的处理，楼主做会计 ...

我已经根据statement把系统里的记录都挑了，但是还有很多的cash recepts和payment，因为cash 是从老板口袋出的，所以不影响bank statement,我就想把那些cash的都做成shareholder's loan,但太多，一个一个调到什么时侯去呀，有没有捷径可以走

丹儿

不明白的问题是，收到了现金receipt，是你们customer付过来销你们account receivable的。你把银行账调平了，肯定要offset ar啊。同样的道理，老板自己付了现金给supplier，你们要做账来offset a/p啊。我觉得没有捷径，就是要一个一个调清楚。这一次累点，以后就轻松了，发生一笔调一笔，最怕就是积压。

yuyu3742

顶起来！ 我也遇到了和LZ一样的问题，太多的cash transaction，做起bank reconciliation的时候超级头疼， 有经验的筒子一定多发言哦

pg09

原帖由 丹儿 于 2008-10-14 22:41 发表
不明白的问题是，收到了现金receipt，是你们customer付过来销你们account receivable的。你把银行账调平了，肯定要offset ar啊。同样的道理，老板自己付了现金给supplier，你们要做账来offset a/p啊。我觉得没有捷径 ...

我现在开始考虑辞职了，因为挤压了快一年了，

丹儿

原帖由 pg09 于 2008-10-15 08:55 发表

我现在开始考虑辞职了，因为挤压了快一年了，

其实回答你问题之前，我本来就准备这个建议的。。。，怕你不高兴没说(monkey08)