我的会计职业生涯 (4) - 第四份工作 (FM)

xiaobao

lulucai 发表于 2013-2-22 10:46
AR 不是给credit mnger report?

不是

flat structure. 这个部门所有员工直接 report to me

sunnyclh1211

楼主真是我膜拜的对象

xiaobao

sunnyclh1211 发表于 2013-2-22 10:51
楼主真是我膜拜的对象

你是在园艺界我的膜拜的对象。。。现在我也喜欢种花养草 ---- 原来我是连仙人掌都能养死的人，现在大有进步了，但是还需要向你们学习

xiaobao

我向我的Manager讨教
我说我发现自己很难challenge比我senior的人

我的Manager纠正我，我比我的员工senior, 不是我的员工比我senior
年龄和在这家公司的工作时间不是决定senior的因素

我的Manager还告诉我，如果下次他再说他要去别的公司工作这样的话，那就当场让他把办公室钥匙交出来！

这样的话我后来虽然没有说
可是我慢慢地发现，Credit Manager对我的态度渐渐好转
后来他还说了，我是最好的一个manager

我想我对他用的不是toughness
主要还是appreciate his hard work
然后比较耐心地试图改变一些不好的东西 - 要让他看到，改变的结果会让他自己得益，会让他的工作更轻松更enjoyable

onlywatch

佩服，敢招中国人，为避嫌只给面试机会，不给offer，最反感印度人，面试也不给

xiaobao

我怎样对待员工的流动：AR

工作两个多月后
有一次去墨尔本出差
回来时我的Manager告诉我
我的AR在我去墨尔本出差期间对他(my Manager)说，她决定move to Purchasing Department

Purchasing Department需要招收一个新的员工
AR说她很想去，也征得了Purchasing Manager的同意

我的Mananger说，他很为我担心
因为我才开始工作不久
我的一个很experienced的员工要离开
这对我的工作是一个很大的challenge

我的Manager说，要不你自己跟AR谈谈，看你是否能把她留住。

xiaobao

我听了有点吃惊
不是因为员工想调往别的部门而吃惊
是这种公司员工的内部调动，在征得自己的reporting manager的同意之前，直接跟别的部门去联系了

不过当时我没有跟我的员工AR， 我的Manager说这些
而是在后来的公司员工内部流动的policy上建议加上了这一点：先征得自己的reporting manager的同意

xiaobao

找我的员工AR去我办公室谈话。

我没有指责她的决定。
我说我听说了她的决定。

我说我不会要求你留下来，
我会鼓励你做出对你自己来说是最好的决定。
对你自己最好的决定也可能是对公司最好的决定。
如果你留下来做原来的工作，如果你不开心，你最终会离开公司，那对公司来说就是很大的损失。

我说这些完全是我的真心话，不是我说话的艺术。
我真心认为每一个人，都应该做出对自己的职业发展最好的决定
而一个公司的部门经理，要把整个公司放在自己的部门之上
给公司留住好的员工，对整个公司有利，也间接地对自己的部门有利。

xiaobao

然后我又问她
虽然说我鼓励你做出对你自己来说是最好的决定
我也想知道为什么你决定离开我们部门而去Purchasing Department

她说是因为她做同样的工作太多年，太boring了
她说我的前任答应过她几次要教她Assistant Accountant的工作
but it never happened

xiaobao

我说我已经意识到你是一个很聪明很好学的人
要给你新的tasks已经在我的to do list上
但是我刚加入这家公司不久，在学习很多新的东西
现在不是我教你的时候，而是你教我，大家教我的时候
等我把公司的运作,公司的系统和各个流程都搞清楚的时候，我很乐意给你新的tasks

她问我，能不能给她一个周末的时间考虑
她想重新考虑她的决定，然后周一告诉我她是走还是留。
我说好的。

整个谈话过程中没有提及加工资的事
因为我觉得不应该用加工资来作为留住员工的诱饵
虽然在看了她的payroll file以后，我已经有给她加工资的打算。

xiaobao

过了周末，
她告诉我说，她决定留下来

她已经在公司工作了10年
对公司的产品，系统，流程都非常熟悉
而且人非常聪明
虽然没有任何accounting degree
教她新的东西一学就会

很快地，在我自己熟悉了我的工作以后
我给了她很多原来我自己做的month-end的工作
她成了我的一个非常得力的住手
以前我的前任经常在month-end要做到凌晨一两点钟
可是在她的帮助下以及其他员工的整体效率提高以后，我的month-end跟平时没有太大的区别

xiaobao

后来我把她提升到Assistant Accountant的职位
也加了很大幅度的薪水

她对我说，她的job satisfaction大大地提高了
我想加薪是一个原因
但是更重要的是她觉得她的才能有了更好的发展

JasonLiu@Au

请问楼主现在是自己做Management consulting 吗？

davidzhuang

楼主，真心佩服你。

xiaobao

一个小改进给公司每年省下十多万

开始工作不久， 一天在签支票时
签到一张很大金额的支票
是开给一家给我们做accounts payable paperwork scanning的

公司的paperwork filing做得很好，是我以前工作过的任何一家公司都没法比的。
什么paperwork都有soft copy
所以要找paperwork非常容易

除了accounts payable paperwork, 其它的paperwork都是我们公司自己做scanning的
签到那张支票，我的头脑里马上跳出这么个问题：
为什么只有accounts payable paperwork不能我们自己做scanning呢？

问我的IT员工
他说这已经在Group IT的project list上
AP paperwork不能公司内部自己做scanning, 原因是没有解决scan了以后怎么retrieve paperwork的问题
因为各个supplier的invoice都不同， invoice number的格式和在invoice上的位置都不一样，
使得paperwork search & retrieval特别困难

xiaobao

连head office Group IT都没法解决的问题
我的IT员工也难有解决办法
所以这事就暂时放到了一边
可是一个多月后
我和IT在做一个别的task时
竟然意外地发现了一个简单而又有效的办法
真是得来全不费功夫！

我们在改进accounts payable reconciliation process
原来用的是manual reconciliation, 很费时费眼神
我建议用vlookup来做reconciliation,
这就需要从供应商那里要statement in excel
但是有的供应商没法出具statement in excel
所以我们在看能不能把pdf file转变成excel file

对这些IT方面的东西我很不在行
可是我的IT员工是一个非常聪明的人
他google了一些文章，发现了把pdf file变成excel file的办法
用的是一个叫OCR的软件 - Optical Character Recognition
经过OCR处理过的file, anything on the paperwork is searchable!

我对IT说，我们不是可以把OCR用在AP paperwork scanning上吗？

IT很快做了测试
It works!

一个在Group IT的project list上两年多都没有解决的问题
就这样让我的IT员工解决了 - What an intelligent IT staff I have!

xiaobao

接下去要做的是
这项scanning的活，交给谁去做呢？
scanning很大一部分是自动的，
但是scan以后做OCR处理还是要一些时间的，大概每天有30分钟的工作量

我想最合适的人选是receptionist
当时我们刚换了一个新的receptionist不久
她是一个总是带着微笑去工作的人，效率也很高
但是我也不能就随便给她增加工作量

我把她叫到我的办公室
跟她说了我们要把outsourced AP paperwork scanning转成inhouse scanning
问她是不是乐意做这项多出来的工作

她微笑着回答，她很愿意做这个能给公司省钱的task.

xiaobao

这一个改进为公司在NSW分部每年节省2万多
为整个公司每年省下十多万。

我的Manager和公司总部对我的这一改进大为赞赏
但是我说，这要归功于我的IT和Receptionist.

一个团队的成功
肯定离不开团队成员的共同努力

xiaobao

我为员工的加薪据理力争

到了年底，也到了公司加薪的时候。

加薪由各个部门经理给自己部门的员工提个proposal
然后报给General Manager审批
一般员工的加薪幅度是3% - 5%

部门领导的加薪有General Manager做proposal
然后报总部的General Manager审批

xiaobao

JasonLiu@Au 发表于 2013-2-22 11:11
请问楼主现在是自己做Management consulting 吗？

对，我的客户主要是一些想要做 system and process improvement的公司

我也给一些做商业或投资移民的中国人做 审计报告，以及新移民在这边的公司set up & management方面的咨询

xiaobao

我最想大幅度地给加薪的3个员工是：IT, AR & Receptionist

IT的工资本来就挺高的了，所以就加了个5%，他很满意，因为那年经济危机GFC, 他本来没指望能加薪。

AR(就是那个原来想去Purchasing Department后来又决定留下来的那位)，因为我给了她很多额外的新工作而且她做得很好，给她加了10%，事先就跟General Manager有提起他也早就同意的。

Receptionist：她的起薪不是很高，但是工作做得很好，而且前不久给她的额外工作(accounts payable paperwork scanning)她很乐意地就接受 - 一项每年给NSW分部节省2万多的task.  我提议给她加薪15%

xiaobao

General Manager不同意给Receptionist 15%的加薪
他说他同意我说的Receptionist工作做得好但是你看看现在全球经济危机
很多公司都不但没加薪还有减薪的
我们怎么可能一下子给一个员工加薪15%？

我说我们不能只看百分比
Receptionist她的起薪本来就偏低
而且她前不久乐意接手的AP Paperwork Scanning每年给公司省下2万多
我们完全可以把一部分省下来的钱加给她

General Manager还是不同意
我还是坚持我的观点
他还是说NO!

我说，那你从我的年薪里减吧
我不介意我少拿几千块钱的年薪
我坚持认为我们应该给她加薪15%

我真心地愿意从我自己的年薪中拿出
如果没有别的办法

xiaobao

General Manager沉默片刻，盯着我问：Are you sure?
我肯定地回答：Yes!

他在salary review form上签下了他的大名
他后来也没扣我的年薪
签完字他开了个玩笑：他希望我是他的manager, 因为我对员工太nice了

xiaobao

不过后来回想起自己的态度，有点太强硬了
换了很多老板，都不愿意听到这种很容易让人感觉是要挟的话
好在lucky的我，有一个很赏识我，也能tolerate我偶尔的“强硬”的老板

JasonLiu@Au

xiaobao 发表于 2013-2-22 11:22
对，我的客户主要是一些想要做 system and process improvement的公司

我也给一些做商业或投资移民的中 ...

楼主，我给你发站内短信。加我的Linked In吧

我也是主攻这个方向，主要领域是Finance System implementation, Solution design, Project Pre Sale

xiaobao

JasonLiu@Au 发表于 2013-2-22 11:30
楼主，我给你发站内短信。加我的Linked In吧

我也是主攻这个方向，主要领域是Finance System implementa ...

呃，我都不用 Linkedin 呢， 我是不是太 out 了

jiniting

一口气读完LZ的四段工作经历，真心崇拜

JasonLiu@Au

xiaobao 发表于 2013-2-22 11:33
呃，我都不用 Linkedin 呢， 我是不是太 out 了

你都做自由人了，不去LinkedIn，如何有面子的拉生意呢。

hmjsmile

读了lz的故事，很受用，非常感谢分享

lqyhannah

膜拜膜拜~~~~