问个关于进出口批发公司的问题

shoppingchina

想问下在批发公司上班的同学，公司有没有碰到过客户下了单以后，sales把单子下到MYOB里却忘了通知仓库发货的事情，从我进公司开始就时常发生类似的事情，我们目前是所有sales接到客户的PO后转给AA，然后AA统一输入到MYOB里然后打印invoice交给warehouse发货。可是因为只有一个AA，一旦她请假或者不在状态，女孩子嘛，每个月总有那么几天的，就很容易出现单子没有交到warehouse，当然也就没发货的事故。我感觉是流程上有问题，来万能的足迹讨教下，还望大家不吝赐教，先谢谢了！

listeningcn

我们公司不是用MYOB， 但是我们supplier 都是用MYOB 给我们下invoice， 常常收到货很久才拿到invoice  这么看也不是一定是先出 invoice的 - 我猜测

newbie123

我想问问，通常下invoice是fax还是mail啊？

listeningcn

fax  email 都可以  一般会之后再给mail 个原件

大球球

这个没有办法，只能是有别人监督，比如销售接了订单，订单统一按天存档到文件夹，每天销售下班前察一下，这样即使当天忘记了，也能提醒第二天发货。否则只能等客户电话投诉了.任何工作只过一个人手的，都有这个问题

shangpin

一个成熟稳健的公司,不会说每个月因为女孩那几天,停止正常运作的.

shoppingchina

原帖由 shangpin 于 2011-10-8 08:41 发表
一个成熟稳健的公司,不会说每个月因为女孩那几天,停止正常运作的.

不是停止正常运作，而是会比较容易出错，当然啦，我们公司也谈不上成熟稳健，如果是，也就不会有这些问题了。。

shoppingchina

原帖由 newbie123 于 2011-10-7 22:35 发表
我想问问，通常下invoice是fax还是mail啊？

我们是invoice跟着货物一起发给客户的。

shoppingchina

原帖由 大球球 于 2011-10-8 08:24 发表
这个没有办法，只能是有别人监督，比如销售接了订单，订单统一按天存档到文件夹，每天销售下班前察一下，这样即使当天忘记了，也能提醒第二天发货。否则只能等客户电话投诉了.任何工作只过一个人手的，都有这个问题

恩，是这样的，因为自己以前是做IT方面的，所以总希望能通过一些系统来自动提醒和预防，尽量减少人为因素的参与，因为任何事情，越多的人力介入，出错的概率就越大，毕竟我们不是常说，是人都会犯错嘛，呵呵

zsygirl

1.如果是prepaid订单，要求客户尽量发转帐凭证，fax or 神马info inbox，大家都可以查阅
2.如果是先发货再付钱，销售有责任跟进进度，检查发货的runsheet，或者有的公司在发货后需要把快递跟踪号发给客户。
一般需要开发票的这个职位backup的人选，万一不来有人接手干。

redhotliu

你们aa 干的ar的活阿？或者credit control

一般sales 接到customer PO后record 根据trading term来要求，ar/或者　customer.

1.如果要求full prepaid,发pre-forma tax invoice. 收到钱后record advance deposit / cash clears account (waiting for removed by eom)，通知inventory deliver.　完成/开始deliver后（根据条款），发tax receipt record in sales(income)

2.如果有credit ，那就通知仓库发货，完成/开始deliver后（根据条款)，开tax invoice,record sales & income.

3.如果要求半款的,发pre-forma tax invoice. 收到钱后record advance deposit / cash clears account (waiting for removed by eom)，开 半款tax receipt ,通知inventory deliver.　完成/开始deliver后（根据条款），发full tax receipt record in sales(income).

shoppingchina

原帖由 redhotliu 于 2011-10-8 17:51 发表
你们aa 干的ar的活阿？或者credit control

一般sales 接到customer PO后record 根据trading term来要求，ar/或者　customer.

1.如果要求full prepaid,发pre-forma tax invoice. 收到钱后record advance deposit / cash ...

我们客户就分2种，一种是prepaid的，一种是net term 30天，根据客户大小给不同的credits limit，sales接到单子后给AA，AA只要MYOB里显示有库存，就会直接出invoice给warehouse发货，现在问题就是AA不在的时候，有些sales在MYOB里输入单子后忘了通知仓库发货，或者AA同时收到几个sales的单，也会漏单没发给warehouse，导致从myob上看单子已经结束了，可是仓库那里没收到发货通知，当然客户也就收不到货。有没有什么系统可以从始至终的自动跟踪单子情况的，那样所有人都可以看到单子目前的状态。

培培

还是人的问题，我一个人干3人的活都不带出错的

redhotliu

原帖由 shoppingchina 于 2011-10-9 00:15 发表


我们客户就分2种，一种是prepaid的，一种是net term 30天，根据客户大小给不同的credits limit，sales接到单子后给AA，AA只要MYOB里显示有库存，就会直接出invoice给warehouse发货，现在问题就是AA不在的时候，有些sales在MYOB里输 ...

你们流程问题。预付，应该给tax receipt，入advance deposit ，只要库存通知出库了，就应该把advance deposit 对应的数字move to sale income.所以只要advance deposit 里面有数字，就表示没给者库存下单，或者下单还没有出库。自然就该有问题了。只要经常reconcil　这个account就没有问题。

至于net 30days ,在库存出库单，送来时候就应该发invoice.所以漏发invoice 不应该有。

不能以sales 的话为准，以库存出库单为准。所以由sales 直接和库存联系。

shoppingchina

恩，是流程上有些问题，不过老外确实比较懒，还是我每天下班前检查一遍当天所有的订单吧，虽然出了问题责任不在我，但是如果能花个10分钟，避免出问题，对公司更好。

turrella

很多中小公司面临的 同样的问题啊。