怎样弥补AP环节的漏洞，预防Accounts Payable Fraud

nikyxin

感觉现在的公司AP流程里有个漏洞。想请教一下大家公司都是怎样预防的。

第一个是AP输入duplicate invoice 导致supplier 被付款多次

第二个是AP 在最后银行付款时偷偷把supplier 账号改为自己账号

第一个和第二个其实是关联的。如果一个规模不大的公司里一个AP 有心偷钱，他可以输入duplicate supplier invoice，这张invoice 可以付两次，第一次付给supplier,第二次偷偷付给他自己。finance manager 因为要审很多invoice 很有可能没有发觉这张invoice已经付过了。

而做AP的人可以在用系统generate bank file的时候把银行信息改为自己的，付款完后又改回来。如果每次数额小，感觉挺难被发现的。大家公司里都是怎样杜绝这种情况的呢？公司系统用的是Myob

niuniucy

我都没有想到过 还有这种漏洞，现实生活中我们身边真有这样偷钱的吗

cindyyanjie

一般系统有duplicate发票号码时候会提醒的啊
而且这个manager也是够了，相同supplier相同amount居然都不会提出疑问就这么付两次啊？感觉这个公司也是够混乱的

随心怀喜14

小公司可以做到最基本的是:
1. 月底拿supplier statement做AP Reconciliation, 杜绝duplicated invoice
2. 有权限修改Bank account的人和付款必须不是同一人

KKei

1. 系统解决. 现在大型系统里都不许duplicated invoice. 甚至多一个空格都不行. 如果不能换系统, 手动让AP, 做个spreadsheet. 把所有付过invoice number 全放进去. 把要付的invoice number, vendor都放进去. 自动vlookup. 每次spreadsheet和physical copy 一起送上去. 或者做sample testing.
2. 在系列里改, 需要FM或者supvisor 的权限, 而且要改要有书面approval.或者sample testing 查loaded bank file aganist invoice 一般bank acct都有.

尘埃里

第一个，关于简单的invoice duplication可以通过定期的supplier account reconciliation来发现。

第二个，管理完善的中、大公司里supplier account maintenance 是由另外一个人做的，例如finance manager，而不是由AP一个人可以完成的。如果人员确实有限，也应该有另外一个人定期查看会计系统的audit report，在这个audit report里会记录每一个supplier account maintenance的动作，如果改supplier bank account肯定会被发现的。

zliybyc1

第一个，设定正确的purchase order系统，每张invoice都需要和相对应的purchase order对应，order raiser得签字授权付款。这样也能减轻AP的工作量。
第二个，不要给AP access to change customer accounts，不然太dodgy了。

nikyxin

cindyyanjie 发表于 2015-6-22 15:01
一般系统有duplicate发票号码时候会提醒的啊
而且这个manager也是够了，相同supplier相同amount居然都不会 ...

会提醒，但还是可以输入的。如果有人存心这样做，这提醒没有作用

消毒

我们有cost control。。又核对一遍。。。

nikyxin

随心怀喜14 发表于 2015-6-22 15:02
小公司可以做到最基本的是:
1. 月底拿supplier statement做AP Reconciliation, 杜绝duplicated invoice
2.  ...

Supplier statement 很难做到每一个supplier都会发。不过确实可以锁定一下权限。谢谢建议

nikyxin

尘埃里 发表于 2015-6-22 15:03
第一个，关于简单的invoice duplication可以通过定期的supplier account reconciliation来发现。

第二个， ...

嗯，设定权限是个好办法 有时间来研究一下myob 的这个功能

nikyxin

消毒 发表于 2015-6-24 14:09
我们有cost control。。又核对一遍。。。

哎小公司没有这个资源啊

atianyi

付款交给出纳做
同一个人做的话，大交易量的情况下很难每笔核查

另外输入的invoice不能给他权限删除啊，只能reverse

luxuan121

invoice一般都是base on PO 出来的，所以一般inventory/service的invoice，都是要match po,一般分工做，所以一旦超过po的额度，就会需要manager出来approve。

如果一般的cost的话，会hit 到gl account， 做eom时会发现duplicate。。

ted007

nikyxin 发表于 2015-6-24 14:12
哎小公司没有这个资源啊

如您所说 如果是小公司

直接按照楼上的朋友说 AP 不能改 bank detail就好

ta duplicate invoices 的目的其实就是 想自己有钱么···不能进自己口袋

至于第一个问题 ta 不能自己进钱了 就少了 duplicate invoice的可能 如果是手误错了 通过每月reconcile应该能解决

melanieliu

第二个是AP 在最后银行付款时偷偷把supplier 账号改为自己账号



只改账号，不改ACOCUNT NAME付款也能成功吗？

比如你是要付给某个公司，但是只把BSB和Account number改成了你自己的，Account name仍然是公司名字，不match账号，这样的EFT payment也会成功吗

oldrrr

melanieliu 发表于 2015-10-1 01:39
第二个是AP 在最后银行付款时偷偷把supplier 账号改为自己账号

可以的。银行看BSB和A/C number.

楼上说用PO是正解。

还有后期改bank details怎么可能让AP输入的人做嘛。

MYOB有Audit Trail.不过只是说做了以后可以发现，不是说之前就可以。

如果你们需要花太多的人工时间在控制上，说明你们的系统已经无法承受你们现在的运营，是时候换系统了。

nancypotter

我们是fm在final approve payment的时候会去对bank account，而且还看的很仔细。。。

sillybaby

你说的问题我们公司都有，凭自觉...

hairbei

cindyyanjie 发表于 2015-6-22 15:01
一般系统有duplicate发票号码时候会提醒的啊
而且这个manager也是够了，相同supplier相同amount居然都不会 ...

如果凑巧碰到换系统，duplicate发票可能新旧系统各输入一次，付了两次。
确实可以发生

hairbei

第一个，系统不让输入两次同一号码。
第二个，只有 fc有权限改vendor信息，不过fc想犯罪那也没招

ressul

payment至少要第二个人核对 overpayment做reconciliation时候会发现

jack.h

nikyxin 发表于 2015-6-24 14:08
会提醒，但还是可以输入的。如果有人存心这样做，这提醒没有作用

那系统有问题，同一个supplier.怎可能允许duplicate invoice number

RGIA

付款必须两个授权，作为FM会最后审核。做财务的人去偷钱对得起这份职业吗？应该会留案底吧。

xelou

SAP系统不会允许ａｐ有权改账户，改了也有记录

IMELBOURNE

一看自觉， 二看企业文化（经常给大家讲讲后果，经常提供福利培养感情。。。），三一旦发现，立马开除、报警、起诉（同时把这个事告知全部员工）。对于小公司，通过多几个人来Separate of duties可能不适合，没那个必要，反而容易影响效率、增加费用。不如教育好员工、设好流程（另外就是，小公司的各位经理一定要非常清楚各自的范围内的付款，不说多的，50家以内的付款情况完全可以记下来的）。

IMELBOURNE

MYOB的职责可以分得很细的，感觉足够细了，需要的话，站内短信，单独给你发。

IMELBOURNE

小公司的流程都是说说的（很多时候），人，更重要。尤其是经理和老板更起着主要的作用。

sidneygan

myob设定所有journal不能delete就好了，改成只能reverse。这样月底一查就一目了然了。

cicillx

我们公司supplier的帐户ap可以随便改，基本也没有人查。如果pay到自己的账户，除非是dummy invoice,不然supplier不收到钱会打电话催的。但是dummy invoice也不是那么好做，因为所有payment都必须通过fa的审核。所以，虽然看起来管的松，但是实际上还是有control的