请教一个关于公司信用卡费用记录的流程

haidiandao

公司约有20名信用卡持有者属于子公司，他们不能用公司的报销系统，必须手工报销。现有的流程是：
1）        会计每个月收到子公司信用卡账单后就发电子邮件给持卡者及他们的经理（信用卡账单上有所有子公司持卡者当月的费用），要求他们用excel spreadsheet填写费用明细以及cost center，经理审批后,将所有receipts寄给会计
2）        公司次月初自动还信用卡账单的金额,journal 分录为dr: Payable-accrual cr: Intercoy Fin& Ret Earn (增加子公司的AP)
3）        会计收到receipts及spreadsheet,并确认经理审核后，将所有持卡人的费用汇总到一张表里面做journal。 journal total amount needs to match the credit card statement total amount，这样才可以clear  AP.  会计分录dr: expenses cr Payable-accrual （增加费用,减少子公司AP）
4）        会计在收齐资料做journal记录费用之前，每月会做accrual journal记录所有outstanding的费用。

现在的问题是步骤1）里面的资料收集十分缓慢。总有那么几个持卡人拖拉几个月都不报销。如果不收齐当月所有的信用卡持卡人的报销信息的话就没有办法做journal去clear  AP.
总公司的信用卡持卡人通过系统报销，有政策规定如果超过三个月还不清信用卡费用的话，就会从工资里面扣， payroll 系统和报销系统都是相连的所以可以做到。子公司如果也要通用这样的政策，就必须手工的调整payroll.

现在我想缩短信用卡费用outstanding的时间，请问各位有什么好建议呢？难道如总公司一样不报销就扣工资？

希望我的表达清楚了，欢迎头脑风暴给意见。多谢了！

qqyang

我建议就不要给子公司发公司信用卡了。

haidiandao

qqyang 发表于 2014-3-25 16:33
我建议就不要给子公司发公司信用卡了。

你的内审报告里真的会这么建议么？

uandme

应该多加强子公司信用卡管理程序上的控制吧。

另外楼主可以加强的就是，每个月末之前发邮件再次通知子公司持卡人报销事宜。

不过楼主总公司三个月不报销扣工资的条款还挺严苛的。

仙客来

这么大的公司用的财务系统太落后了。

用Xero的bank feed + expense claim可以解决的问题，这么大的公司的财务系统都没有办法解决，还在用excel.

haidiandao

uandme 发表于 2014-3-25 16:58
应该多加强子公司信用卡管理程序上的控制吧。

另外楼主可以加强的就是，每个月末之前发邮件再次通知子公司 ...

每个月发几次邮件催。总有那么几个人催不回来，大部分人还是好的及时的。可是资料不全没法做账。会计花太多时间去催效率也低。

uandme

haidiandao 发表于 2014-3-25 17:15
每个月发几次邮件催。总有那么几个人催不回来，大部分人还是好的及时的。可是资料不全没法做账。会计花太 ...

"

软的不行，就来硬的吧。

把总公司的政策下发到各子公司也不为过。

至少大家都明白，信用卡到期不付就会被罚款。主要还是子公司政策太宽松了。

qqyang

haidiandao 发表于 2014-3-25 15:45
你的内审报告里真的会这么建议么？

真的，policy不follow就cancel卡。

qqyang

你这个expense reimbursement process is far too complicated which cost company too much resources.  取消掉然后个人实报实销。

haozi

这个policy 在我们公司也是有的，可是从来没有人被cancel过，即使是超过半年没有交齐receipts。
而且貌似没有经过当事人同意是不可以从工资里扣款的。

shuyuanli

我们公司的信用卡取消了，谁要买东西要么EFT要么自己付了再报销，省事了

joaquin

我们公司大家都很规矩，每次Statement 之后要求1周内交齐，基本都能达到。
楼主这种情况最好是取消几个惯犯的卡，再看剩下的怎样。

haidiandao

haozi 发表于 2014-3-25 22:30
这个policy 在我们公司也是有的，可是从来没有人被cancel过，即使是超过半年没有交齐receipts。
而且貌似没 ...

我记错了，好像是销卡不是扣工资。

haidiandao

qqyang 发表于 2014-3-25 22:27
你这个expense reimbursement process is far too complicated which cost company too much resources.   ...

都是替公司付钱买东西，多的时候一个月上万，不大可能代垫的说。只能销卡，杀鸡骇猴。

haidiandao

qqyang 发表于 2014-3-25 22:27
你这个expense reimbursement process is far too complicated which cost company too much resources.   ...

都是替公司付钱买东西，多的时候一个月上万，不大可能代垫的说。只能销卡，杀鸡骇猴。

qqyang

haidiandao 发表于 2014-3-26 13:05
都是替公司付钱买东西，多的时候一个月上万，不大可能代垫的说。只能销卡，杀鸡骇猴。 ...

不能按普通的流程，raise PO，Good receipt，A/P付款吗？

你们公司有Procurement Department吗？是否应该加强Vendor Management，多采用采购记账，集中付款的方式。一来可以通过扩大购买力减少成本延长付款周期，二来可以保障购买的产品质量。

还有一个选择就是可以预支费用给员工，但规定每个月必须报账，才能继续得到预支。

qqyang

这个还涉及到你们公司的费用和成本没有办法及时的在报表确认的问题，也无从accrual。

haidiandao

qqyang 发表于 2014-3-26 14:09
不能按普通的流程，raise PO，Good receipt，A/P付款吗？

你们公司有Procurement Department吗？是否应 ...

采购部门是有的，但是子公司员工分散在澳洲各部，所以有些小件散件走采购流程麻烦。另外还有差旅费会议费培训费什么的。
不过内审大师给的建议也很让人受启发，多谢！

qqyang

haidiandao 发表于 2014-3-26 13:15
采购部门是有的，但是子公司员工分散在澳洲各部，所以有些小件散件走采购流程麻烦。另外还有差旅费会议费 ...

差旅费可以centralised controlled，交给部门的秘书们负责，他们可以拿公司信用卡帮全部门的人订酒店和机票。

会议费和培训费直接建议走PO流程。小件散件如果是通用件，应该并入正常的库存采购，非常用件通用件我想自己垫付应该金额不大。如果金额大，也应该走正常的库存采购流程。

qqyang

楼主要把这一个拧在一起的问题慢慢解构了，分门别类的解决。

wodd

怎么BOOK没有问题 ，其实如果金额不大的话，不用ACCRUAL吧。看行业。关键是催expenses claim...reminder 1,reminder 2,reminder 3.....做你该做的 说你该说的...没办法 ...accounting is housekeeping..

haozi

wodd 发表于 2014-3-26 17:42
怎么BOOK没有问题 ，其实如果金额不大的话，不用ACCRUAL吧。看行业。关键是催expenses claim...reminder 1, ...

非常同意你的说法