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[其他] 办公室工作效率 [复制链接]

花儿红彤彤

皮靴族

发表于 2011-6-23 21:47 |显示全部楼层

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感觉上班忙的要s，我觉得和我的工作效率有关。

大家都是怎样安排工作时间呢？

我是办公室admin工作。
每天上班第一件事情就是从信箱里拿一堆信件。上楼后就一一边放包放衣服，一边打开电脑。
然后就开始处理信件，处理一堆email。
还要做老板随机安排的活，接N多个电话，接完电话还要做电话里的相关工作，还要配合同事们的一些事情。

很多时候感觉自己的做事顺序有问题，或者由于语言关系，像回复邮件比较慢，导致整个速度慢下来了。

大家都是怎么安排时间呢，我每次都感觉都是很忙乱。有的时候回家了才想起有个重要邮件忘处理了。

快乐每一天

皮靴族

发表于 2011-6-23 21:56 |显示全部楼层

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效率无关，工作太忙事儿太多
你得是executive assistant吧

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参与人数 1	积分 +1	收起理由
花儿红彤彤	+ 1	感觉还是工作顺序和方法有问题

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floraz

金靴族

发表于 2011-6-23 22:02 |显示全部楼层

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我觉得学会prioritise很重要
1，紧急且重要的
2，紧急但未必重要的
3，重要但不紧急的
4，不重要也不紧急
分配的时间和精力不同
一般浏览email时我不会马上处理，先看一遍大概都有什么事，然后按紧急重要程度colour flag出来，依次处理
至于电话和当天临时出现的事情，我一般都会问紧急否，什么时候要，再根据自己当时的workload告诉别人大概什么时候会回复
一起小事情或紧急及时就处理了，但有些事情需要先放一放，按照计划把正在做的做完

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参与人数 1	积分 +1	收起理由
花儿红彤彤	+ 1	看得出你安排得很冷静很有条理，我得向你学习

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我若不坚强，谁替我坚强

Fernando

金靴族

发表于 2011-6-23 22:06 |显示全部楼层

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脸皮要厚，要会抱怨，不要任劳任怨
光干活不说话是大牛的特点，普通人不要那样

重要的事情要写下来，不要忘记处理了

暖暖

银靴族

发表于 2011-6-23 22:07 |显示全部楼层

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我也接很多电话，处理不少EMAIL, 还要做很多其他相关的事情。。。
但是我觉得还是们好应付的，我喜欢充实一点的工作，时间过得比较快哈哈！

安心久久

皮靴族

发表于 2011-6-23 22:10 |显示全部楼层

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语言也是问题，我一般回一个很简单的邮件要反复看N遍。

viviancn

版主

发表于 2011-6-23 22:26 |显示全部楼层

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每周一，每天一早浏览完email后，review 自己的priority list，理清思路。

MEL_BB

皮靴族

发表于 2011-6-23 22:43 |显示全部楼层

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得脑子理个先后顺序，实在乱的话，好记性不如烂笔头，写下来再排。
做完的划掉。

旋木

水晶靴族

发表于 2011-6-23 22:46 |显示全部楼层

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我忙的时候就不接电话，有急事的话，对方自然会留言。我会把手头urgent的都做完再听留言

七月

铜靴族

发表于 2011-6-23 22:51 |显示全部楼层

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收邮件总是把可以在短时间内处理的先迅速处理掉，email归档掉，inbox看着清爽多了，工作任务似乎瞬间减少了，思绪也就没有那么乱了，这时候开始处理bigger ticket的任务。

貔貅

金靴族

发表于 2011-6-23 22:52 |显示全部楼层

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每天早晨先开email 然后看自己priority list，安排一天事情
临时的事情会看是否紧急再安排到一天进程中

Paulzq1

布鞋族

发表于 2011-6-24 00:16 |显示全部楼层

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需要等待他人回复的事情可以先做，留足够的时间等待答覆。

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参与人数 1	积分 +1	收起理由
花儿红彤彤	+ 1	这是好办法

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有妖气

木屐族

发表于 2011-6-24 11:01 |显示全部楼层

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俺来学习的

乱码

银靴族

发表于 2011-6-24 11:13 |显示全部楼层

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只用outlook就可以。

1.用Tasks来prioritise email之外的东西，todo list/reminder.

2.email的用category来prioritise，flag来定时间，

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参与人数 1	积分 +1	收起理由
花儿红彤彤	+ 1	要是能灵活运用Outlook估计就好些了

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rogerze5046

皮靴族

发表于 2011-6-24 11:15 |显示全部楼层

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原帖由 花儿红彤彤 于 2011-6-23 21:47 发表
感觉上班忙的要s，我觉得和我的工作效率有关。

大家都是怎样安排工作时间呢？

我是办公室admin工作。
每天上班第一件事情就是从信箱里拿一堆信件。上楼后就一一边放包放衣服，一边打开电脑。
然后就开始处理信件，处理一堆 ...

ADMIN的工作是很杂的～但是你要自己学会分轻重缓急。
与同事的沟通很重要，因为很多人会觉得admin就是做杂活的，所以会把他们自己份内的杂七杂八的事情也交给你。

亚洲人在职场一般比较安静，开朗一点对你自己和对工作都会好很多。
多沟通啦。。。

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参与人数 1	积分 +1	收起理由
花儿红彤彤	+ 1	这种倒是不存在，同事们倒是很nice，还经常帮我，真都是我份内的活。

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花儿红彤彤

皮靴族

发表于 2011-6-24 19:07 |显示全部楼层

很开心有这么多人提供建议。

每个人的建议都是值得我学习的，非常感谢。

其实我觉得虽然活不少，但是自己的工作方法还是有问题。

公司用的是outlook，我对outlook就不是很熟，很多功能还没怎么用，尤其又刚刚升级。看大伙给出的建议挺好的，真是学习了。

由于语言关系，读长一些的复杂一些的邮件就有些费劲，还要琢磨着做相关处理，还要回复，回复也很头疼，现在好些了，可是发出去前还是要看半天才敢发，怕有些可笑的语病。

一上班，分清主次真是很重要。可是刚理清，一个电话就把我的思路就打乱了，或者老板过来告诉我需要马上处理的事情，忙完了，我就又乱了。

我就特别佩服干活井井有条的人。