有没人在consulting company工作，公司想设计一个IT system

cani123456

electronic records management, 现在都是纸质文件，全是客户文件，很多都是有客户签名的，现在用records management company每年非常昂贵，想看电子化会不会节省成本。。公司共有30多个办公室。。全是客户纸质文件。。都统一用一个records management company...transport也可想而知花费多少了。。

我是公司的BA, 现在正在研究这个项目。。想了解和洽谈一下大概成本和我们的要求。。了解一下技术方面的东西。。

coolioo

我公司是做这个的。客户包括很多政府和企业。SAAS，全部基于Internet。有意向的话可以给我短信，然后电话细谈。

谢谢！

cani123456

我了解到public record office victoria已经用electronic records management system了，想了解电子签名的可行性？因为我们的文件大部分含签名。。

老板让我给建议。。compare current costs and give suggestions... 我脑都大了~~电子化是一条路~~然后优化一下工作程序。。其他还真没什么了。。

coolioo

你们是政府还是企业？如果是政府部门。我们的产品符合The Victorian Electronic Records Strategy (VERS) 标准。已经获得政府的认证。

rayki

扫描。电子签。 最简单的用excel作宏 然后appove等等。
当然了。只是提供思路。如果要上系统。还得找专业人士

cani123456

我是觉得好像没有到上系统的地步。。你说的方法是怎么回事呢？装个软件做电子签就好了？我们是跟centrelink合作的job agency..所以全都是client file---所以我觉得电脑里，只要以客户名字命名就可以简单检索到了。。

我们的要求只要1.secure storage 3 to 6 years; 2.can easily locate & retrieve when required. 其实好像很简单的啊。。就是archive和电子签的问题。宏是什么？

cani123456

我也不懂这样子需要上系统吗？感觉没那么复杂~是不是一两个软件也能解决的。。

nali

宏： macro

cani123456

宏是干什么用的？？！？你是说宏就能解决这个问题！？

DEC

budget是关键

cani123456

现在就是把cost的信息递给老板，他决定啦。。。

cani123456

他也是为了省钱才想搞electronic...electronic应该每年没有什么成本了吧？需要upgrade和maintainance? 毕竟现在paper的每年也花费很多。。。

coin_king

SharePoint 2010 自带Record management,还可以用approval workflow

cani123456

这么多人做这行的啊。。短我联系方式和发个公司链接？

tttkoo

share point是有自带的模块，但是OZ做SP的人工很贵，也没有现成的案例。
但是基于Sp的第三方产品很多，客户只要做配置就可以了。特殊需求才要二次开发。

我认为按楼主的需求得上电子文档系统，必须包含：
1.AD集成
2.员工和客户的主数据同步(否则没发工作流了）
3.ER和ES，即电子认证和电子签名
4.文档的版本管理和生命周期管理
5.审批流程
6.索引和模糊索引
7.用户权限管理
8.配置模块
9.相关的统计报表

另外是否还要打印控制，水印等等，看具体要求了。

因为已经有大量文档了，那么上线前的扫描，文档的命名，物理地址的记录等工作也是大量的。

cani123456

I think for documents which are already in paper form, just leave it and use storage company..but after having changed to electronic records management system, i hope all the documents can be created in electronic form in the first place--there is no paper form anymore and no need to scan....

cani123456

if like what you said, how much would roughly be the cost?

werwerhe

cost 是关键！

cani123456

anyone knows about email archiving as well? coz I found outlook can do email archiving?

righttang

Oracle 的URM（Universal Records Management）也可以做这个。。。不过实施成本应该挺高的。

[ 本帖最后由 righttang 于 2011-2-8 09:44 编辑 ]

blahblah

已经短信你了。

简单来说作为一个系统 IBM FileNet P8可以包含所以你需要的record management和email archiving。如果budget有限，MS sharepoint也能提供相应的service。

righttang

看你老板准备多少钱咯
license 的费用，估计是一个CPU 10W。然后还要硬件费用和数据库费用。

另外请人来部署或者维护，人工也是是笔不小的开销，感觉整个系统至少100W

640

我知道的电讯公司转成paperless系统后，是非常方便，就是硬件贵了点，主要是那个签名版要价900澳元而且每个店起码两个~  不过每份合约省了两份的纸，电子版直接upload到总server，一个飞快~　不过人家是专门的二次开发～　

cani123456

1 million dollars?! what do you mean by one CPU? we got 30 offices and one head office, do you mean we need one CPU for one office?!

cani123456

now we are spending 50,000 dollars per year for the records management company...

raya

原帖由 cani123456 于 2011-2-8 11:06 发表
now we are spending 50,000 dollars per year for the records management company...

5w? 你老板还嫌多啊,上个系统,雇个维护的人都不止一年5w吧.

cani123456

I just got the info from finance just now...well..so I think I will think of other workable ways...

cani123456

do we need to hire a person? coz I thought the company which developed the system for us could do the maintainance job, just pay some service fees every year? who can roughly analyse the cost of electronic system for me...

Fernando

文档电子化是很简单的，可以找学生开发，找IT公司开发，从免费的开源产品，到几亿的ERP都可以选。
主要看业务流程是不是复杂，是不是能找到现有产品简单二次开发用上去，后期业务改动大不大。如果系统简单，找个小公司维护，或者part time的人来维护也可以。
３０多个办公室，文件电子化以后估计只要租一个仓库，可以省掉２０个办公室了。
我们公司是给政府做项目的，里面也包含了很多电子文档管理。如果你们是很官僚的机构，找我们可以，横向比较价格应该不算高。

cani123456

offices cannot be reduced..coz they are in different district for meeting clients, the only thing we want to reduce is just the cost of records management---currently using paper records management company 50,000 dollars per year. Can you estimate for me if using electronic, what cost savings can we achieve??