心累，大家公司的AP都是怎么样的呢

熊的影子

经过又一个不和谐和低效率的早上，实在忍不住上来问问大家公司的AP都是怎么工作的？

一点背景：我们accounting/finance组只有四个人，
老板：head of finance-佛系老板人很好家庭为重平时不怎么管我们，只要能完成工作请假啊或者早来早走都挺自由的。
同事R：senior-10年工作经验，来公司1年，人很聪明基本一教就会，看着procedure自己琢磨琢磨就学会了
同事N：AP 小姑娘-1年工作经验，来公司1年半，学习好目前在考CA，会说和公司同事沟通都很好，非常自信
本人：senior accountant-10年工作经验，在公司5年

在我休产假的时候之前的AP受不了新系统辞职了，老板找了contractor过渡然后找到了现在的AP小姑娘N。我休假回来以后本来和AP没有交集，觉得小姑娘刚毕业有一年在自媒体公司做hr/accounting打酱油的经验，自信又善于和人聊天挺好的。过了几个月老板把经理开了，我就开始从产品会计转做公司会计，需要检查AP payment. 慢慢觉得AP做的东西其实很影响公司的帐。像我们这种小公司，产品不复杂,每个月支出固定，最多就需要付200个invoice还有大概30个左右的信用卡。 基本上AP做的好，公司帐就没什么问题，做的不好就是data quality不好要花时间去查去改。不知道是不是我们性格的问题还是都wfh沟通不良，工作中渐渐有了摩擦...

说说下面几个例子，不知道别的公司AP是怎么做的...

bolinyu

没怎么看懂 不过按理说就那么点帐ap没有理由做不好

sun-shine

估计楼主抱怨的可能是data classification

熊的影子

几个例子：
team shared mailbox
我们用来收invoice的邮箱是shared mailbox，老板，N和我都可以看。有一段时间发现N有的时候会漏掉invoice，她说她看invoice的方法是如果是unread 的邮件就是还没有付的，read之后就是已经付过了她就不管了 问题是老板和我有的时候找东西可能看来某个邮件又不会特意弄成unread...shared mailbox不是应该看完、处理完就挪走吗，或者你标记一下，

我觉得她可能没有用过不知道，我帮她清理过也和她说过好几次，终于她同意tag，过一阵子又忘了。。。我有的时候也不想管，但是不管miss了invoice公司帐我还得手动调

training
N经常和老板说不想只做AP想多学一点，我想那我training她一下教她一些accounting的东西她也可以多学一点对以后简历也好。结果第一次她只是看着，我说有一个procedure但是你要知道是为什么这么做，下个月她问我procedure存在哪里，然后一步一步教他又做了一次。第三个月做一半又做不下去。我也知道是monthly task可能记不清楚，可是每次都是due date中午开始做，下午说有问题，到了快5点说report run好了不过有个数不对，我还在查是什么问题，她已经要去锻炼logoff了...结果就是每次我要加班。我觉得N不是学的慢的那种，CA考试每次都考过啊。总是和老板说想学新东西，学又不上心是为啥。。。

Project
因为说要学做FBT，第一年让她试试先做recognition结果一直拖最后给我的东西完全没法用。今年我想说给你个timetable，按时做有问题问。结果她要请假考试还有ME，说做不完。那你告诉我什么时候能做完呗，我改timetable行不行。。。没有，到她假期之前就给我一句话，I don't think I will get a chance to do much...

Payment
公司每个月报销员工50刀的gym member fee，老板偷懒把批准N的reimbursement的权限转给我了。结果第一个月她申报她买gym器材的钱（公司不补贴这个），我问了老板之后跟她说报不了，然后N说有其他人就是这么弄的。。。你是AP不知道这个应该给拒了吗？
今天N又申请reimbursement，公司要求要tax invoice，有些员工可能放个credit card payment record或者transaction statement，他们可能不知道tax invoice有什么作用。AP应该知道把，N给我放了一个她银行付款截屏，只有日期和金额。。。你好歹来个statement吧。。。

熊的影子

不好意思写了好多 还有很多情况我就不想一一说了，不想只是个抱怨贴。
问题说我觉得AP仔细一点可以做好，想学东西我也乐意教。我也知道有些事情糊弄糊弄可以过的去，但是是们做的职业不是会计吗，会计是要仔细的吧 是我较真吗？
感觉现在如果指出她做的哪里不对，她会觉得我太较真，随便弄弄不就完了。我也不想control她，但是挺影响我工作的。。。
虽然我们平级，但是因为我要review她的东西最后month end, financial report也是我做，错了我要负责
大家有什么经验建议吗？

Jinchunyu285

我倒觉得你这个AP最大的问题不只是不仔细了，是压根对工作一点accountability都没有，不仔细好歹大框是对的。而且感觉ethics方面也有问题，说实话作为会计自己报销的时候还瞎搞这件事感觉挺过分的。

咪呀酱

我最近换工作，然后跟新来的员工交接一周，我建议她记个笔记，她反问我为什么要记？？？现在不停的找我…………哎，都是非常简单的问题

熊的影子

Jinchunyu285 发表于 2021-5-14 13:24
我倒觉得你这个AP最大的问题不只是不仔细了，是压根对工作一点accountability都没有，不仔细好歹大框是对的 ...

确实是没有什么责任感，自己的东西做完就好，对或者错就看review的人看不看的出来了。之前觉得她是新人，现在感觉她是拿这个工作当个跳板随便做做，考个CA再找别的。

熊的影子

咪呀酱 发表于 2021-5-14 13:40
我最近换工作，然后跟新来的员工交接一周，我建议她记个笔记，她反问我为什么要记？？？现在不停的找我…… ...

恭喜啊找到新工作 那你就只需要忍4周就行了

熊的影子

bolinyu 发表于 2021-5-14 12:36
没怎么看懂 不过按理说就那么点帐ap没有理由做不好

我之前没做过corporate，不知道一般AP的工作量是怎么样的，每个月做三次payment最多一次50个invoices（包括输入系统）。处理credit card信息，就是员工用公司credit card买东西报账。每个月底做bank rec，run一些report。每个月做一次BAS。我现在教她做accrual。
我觉得工作量很合理，应该有时间做点别的

leslie1207

孺子不可教，別費勁了～

AnakinSkywalker

最简单的Invoice 不应该定期对一下Statement么。
深有同感，做事不仔细尼玛屁股都得管的人擦，到头来还不如自己做。。。

yeketianwei

感觉工作中这样事情很常见 因为是平级也管不了
比如我们公司喜欢招上了年纪的大妈 还是FCPA
然后就会出现AP bank account漏输一位 还有132输成123 etc
然后慢慢习惯了
反正上面manager觉得无所谓就只能擦屁股了

flyinfree

流长账那么多，我就觉得就一句话：你拒了就得了！！！！

熊的影子

哈哈确实有点流水账…不常发帖请见谅
我就想问问有什么让她“好好工作“的办法…
以前教过的人大部分聪明肯学，也有不好的就看老板了。
聪明的老板很快就能发现手下的人怎么样然后就会想办法踢到别的组。现在老板佛系

熊的影子

讲一个我以前经理的故事：以前大公司里面很多组这个经理管的组比较好，我以前在的组是support他们的。突然有一天他就说他缺人就和大老板说了要把我调过去，我过去以后才发现他们不缺人啊，加上我还多一个…原来是他们有一个大叔背景硬不干活，每天就做很少还早退，经理开不动他啊也不想得罪人。他找了一个理由把我调过去然后过了一阵子新弄了一个project组需要每个组推荐人，他就把大叔推荐出去了…据说不是第一次这种操作，留在他组里的都是能干活的

ivanivy

楼主是很负责的人。 但是管得太多了。AP小妹N的问题不是你的问题，应该是你经理的问题。

我的team新来的一个哥们，做事慢也不细心，我上次因为他update的数据错了，所有东西几乎要重做，我当场就想开骂了。

后来直接就跟manager说了，让她去deal。需要他做的事情都要求他做完交给我的时候也cc Manager。之后manager手把手training，她也快崩溃了。所以我感觉他熬不过probation了。

熊的影子

yeketianwei 发表于 2021-5-14 16:19
感觉工作中这样事情很常见 因为是平级也管不了
比如我们公司喜欢招上了年纪的大妈 还是FCPA
然后就会出现AP ...

可能因为这样的不容易辞职？年轻的AP做不久吧。我们之前的AP是70后我还挺喜欢她的，虽然多的东西不做，但是她能做好自己的事情就挺好。平时偶尔有点小错正常啊，查的人可以查出来。你要是连哪个invoice要付都弄错我就没辙了。可惜她最后不想挑战新系统就辞职旅游去了哈哈

熊的影子

ivanivy 发表于 2021-5-14 17:53
楼主是很负责的人。 但是管得太多了。AP小妹N的问题不是你的问题，应该是你经理的问题。

我的team新来的一 ...

我老板佛系啊，我和另一个同事都是自己管自己除非有解决不了的需要他签字的才找他。N做的东西我要review他也不用管。wfh除了一周2次team meeting基本不说话。好处就是没人找我做performance review也没有1on1。他喜欢天下太平哈哈。

RGIA

我个人觉得主要是她人的问题，工作态度问题，当然可以再试试其他解决方法，看她会不会有所改善。
你是不是她的上级，有没有管理她的权限。如果她的工作要你Review，可以要求经理适当下放些权力给你，比如你可以要求她怎么做，时间，质量要求，这样才能保证你自己的工作质量和效率。

你们的业务量不大也不复杂，Shared Email Box 就明确要求由她一个人负责，Invoice 一定是她的职责，其他和她无关的，她可以转发给你和经理，或者留着未读。出现遗漏情况，及时指出提醒。职责分工一定要明确在这种Shared Email 里。我的Team 就是指定主要阅读人，再分发。其他Team 就和你的情况差不多，比较混乱，遗漏经常有。

Training
如果她的态度不行，其实没有必要浪费时间。她的问题反而增加了你的工作量，自己窝心。你就晾着她，顺便敷衍一下就算了。如果经理要Train，你找借口推掉，让经理自己做就好。不是真正想学东西的人，是教不好的。那些大学毕业有考CPA的，很多时候都不及读TAFE的人成长得快。我觉得态度和人品很重要。

熊的影子

RGIA 发表于 2021-5-14 20:29
我个人觉得主要是她人的问题，工作态度问题，当然可以再试试其他解决方法，看她会不会有所改善。
你是不是 ...

谢谢！非常有针对性又实用的建议，谢谢楼上的帮助。感觉你很有管理经验呀，还有什么tips分享一下哈

ivanivy

熊的影子 发表于 2021-5-14 19:43
我老板佛系啊，我和另一个同事都是自己管自己除非有解决不了的需要他签字的才找他。N做的东西我要review ...

第一次看见把拿钱不办事说成佛系这么清新脱俗。。下头办事消极怠慢，上头不管人也不管事，所以你才受个夹板气。。

给她布置任务的时候，要当着老板的面说清楚N要完成成什么样才能给你review。如果不能当老板的面就要cc老板，如果她出错了就划出来，发邮件cc老板丢回去要她改。你老板看不看不重要，但是要给老板一个提示就是这个N做事没有她说得那么行。N也会有所顾忌，不会随便糊弄一下就交差了。

我之前deal一个acting manager，我和她没有什么过节，但她就是拒绝看我发的report。我以为她看不懂，重新单独为她的cost centre 做了一份发给她，解释得很清楚，她还是拒绝看， 说not relevant。我之后再发report就cc她老板和我老板，她立马就看了回复了，还回复得挺详细的。

bolinyu

熊的影子 发表于 2021-5-14 15:26
我之前没做过corporate，不知道一般AP的工作量是怎么样的，每个月做三次payment最多一次50个invoices（包 ...

我以前在比较大的nfp做过三个月ap实习，压力还行。俩intern每人每天输三五十个invoice，还有些invoice别的同事也输，每周大约400-600个pmt要付，我们要double check一遍然后给交给aa。公司有400多张信用卡，有空的时候帮忙approve一下reimbursement。还有supplier statement rec等杂活。

我觉得你们公司的ap小姑娘太不负责了，基本的职业道德都要打个问号。这些问题还是往上反映反映吧，太难了楼主。

bolinyu

说句题外话，现在人挺喜欢弄虚作假的，她那所谓一年经验可能还要打个问号

RGIA

熊的影子 发表于 2021-5-14 21:10
谢谢！非常有针对性又实用的建议，谢谢楼上的帮助。感觉你很有管理经验呀，还有什么tips分享一下哈  ...

我的建议是在工作中有意无意的把自己的人设树立好，比如认真，专业，友好，对事不对人，但不会被人利用，也不会帮人背锅，个人的气场很重要。 我们华人不用质疑自己的专业能力，但在职场上生存不止是靠专业能力，要学会和不同的人周旋。

像这样的同事，保持一定距离，真的不必好心帮她，最后你不会得到什么，她也不会感激你。表面敷衍一下就行，有事就把她推给经理。关键是不要让她的问题影响你的工作质量，保护自己比帮助她更重要。

熊的影子

ivanivy 发表于 2021-5-14 21:24
第一次看见把拿钱不办事说成佛系这么清新脱俗。。下头办事消极怠慢，上头不管人也不管事，所以你才受个夹 ...

这不是我还挺喜欢我老板的嘛，他是head技术经验都很可以的。就是像隔壁帖子里面有人留言说的管理方式是无为而治。
我之前只是觉得N不太仔细没什么经验有情可原，最近是发觉态度不对啊，管不动她了。是要给我老板打个预防针，他就算不管也得让他知道这个情况。

熊的影子

bolinyu 发表于 2021-5-14 22:18
我以前在比较大的nfp做过三个月ap实习，压力还行。俩intern每人每天输三五十个invoice，还有些invoice别 ...

谢谢分享哈，我也是听说有的公司AP压力挺大的，经常有大笔大额支出。像我们这种小公司的AP还有时间学学AA的活从来不加班然后拿个6万多挺好的职位了。

熊的影子

RGIA 发表于 2021-5-14 23:54
我的建议是在工作中有意无意的把自己的人设树立好，比如认真，专业，友好，对事不对人，但不会被人利用， ...

谢谢建议，同意啊人设要立好。我social这方面差人家一大截，N来公司很快就和其他部门的同事打成一片了，因为她去和他们打netball，周五喝酒。 工作方面她要处理credit card所以比较容易接触的其他部门的人。我唯一的优势可能就是技术了，不过这东西只有老板知道了。

我之前想教她不光是老板让我教，也是我刚入行的时候前几年都没有人好好带我，我也挺想教她东西的。刚开始她做contractor的时候我们关系挺好，经常一起喝个咖啡聊聊天。现在变成permanent态度就变了，管不动了。我也不想费这个心思，只要别捣乱就行。

nanningren

RGIA 发表于 2021-5-14 20:29
我个人觉得主要是她人的问题，工作态度问题，当然可以再试试其他解决方法，看她会不会有所改善。
你是不是 ...

我要是能遇到你这么好的师傅就好了，还招AP吗？我绝对认真。

RGIA

nanningren 发表于 2021-5-15 21:19
我要是能遇到你这么好的师傅就好了，还招AP吗？我绝对认真。

不好意思，我暂时帮不了。保持虚心进取的态度，初学者不要太计较，一定会遇到好师傅的。我觉得学历不是最重要的，特别对于大部分的会计工作来说。我带过一个在Pub 做侍应没有任何基础的鬼妹，她聪明好学，工作认真，知道机会来之不易，几年后已经可以独自应付大部分的工作了。我们华人学历基础更好，但需要更良好的心态和恰当待人处事的态度。