求教： Outlook 多inbox多人使用问题

郁闷双鱼座

这个属于公司历史遗留问题，一个组的人共同使用多个Inbox （就是每个用户有自己名下主inbox ,然后添加几个公用账户inbox ）. 然后这几个公用账户的Inbox用来处理各种区域事宜。包括各种报价、跟单、后续...etc

当然日积月累，这些公用账号inbox 越来越庞大，有些inbox下的Sub-folder可以多达100+ ... 严重影响outlook效率和稳定性。 现在想请教各位有没有什么好方法来替换现有这个方案。  公司现在使用O365 办公

再多点details吧 ,比如 ：  公用 Inbox A , B , C , D

A : East
B : West
C : North
D : South

一组大约8个人， 基本上每人都是5个Inbox , 一个公司私人账户，其他4个公用。 每天不同的订单去不同的inbox ,当然也包括修正、更改、删除或者归档...etc   。现在的情况是由于她们outlook的inbox不断地被多人访问、改写..渐渐不堪负荷..三天两头地崩溃..而且人人轮流崩溃 。  


集思广益 ， 先谢谢了

商务车

我很怀疑我们俩是不是同一个公司.....

郁闷双鱼座

商务车 发表于 2020-7-6 18:50
我很怀疑我们俩是不是同一个公司.....

应该不会，不然我俩怎么着也合计出一个方案了

xm2w

这个很正常

你们应该让it弄一个cloud base的系统，这样比较容易管理

郁闷双鱼座

xm2w 发表于 2020-7-6 19:35
这个很正常

你们应该让it弄一个cloud base的系统，这样比较容易管理

谢谢 ，已经是 O365 全套office suite了。Outlook , oneNote , onedrive , team , Yammer ...

cy0516

每个人有自己的单人account 然后用distribution group 分发邮件

郁闷双鱼座

cy0516 发表于 2020-7-6 19:55
每个人有自己的单人account 然后用distribution group 分发邮件

不行，其实她们现在的用法就是把outlook当成CRM在用

inbox必须每个组员都能Access，Distribution group 只是群发而已，不具备保存和分类功能

禾禾禾

上百的subfolder在outlook邮箱里的做法本来就是微软不推荐的,因为outlook在同步的时候容易崩溃.也造成本地文件越来愈大
非要这么继续用用web 版本的不容易崩溃,还可以把一些很老的邮件做archive, 终极方法还是要减少subfolder的数量和层数, 善用搜索功能

郁闷双鱼座

禾禾禾 发表于 2020-7-6 20:11
上百的subfolder在outlook邮箱里的做法本来就是微软不推荐的,因为outlook在同步的时候容易崩溃.也造成本地 ...

这位大哥说到点子上了，确实是这些问题 。

也曾经建议过Archive ，但是由于需要回找资料，而Archive文件不可能被多人同时Access或者说不可能存在于多人的outlook 里。 也被否定了。

我现在的初步想法是利用OneDrive，但是思维有点混乱，希望有个高人给我指点一下

toolaa

把旧的邮件archive成文件放在server，share给每个人，每个人再连这些邮件当personal folder。给inbox减压。

禾禾禾

郁闷双鱼座 发表于 2020-7-6 20:17
这位大哥说到点子上了，确实是这些问题 。

也曾经建议过Archive ，但是由于需要回找资料，而Archive文件 ...

有没有 sharepoint, 搞个team site,把所有archive的邮件全部丢上去存着, 邮箱开始clean up,比如只留6个月
one drive 其实也差不多就是少点界面看起来没sharepoint 那么fancy

其实还是楼上的简单, archive的文件大家共享下,然后每人本地打开就是了如果要找旧的文档

郁闷双鱼座

toolaa 发表于 2020-7-6 20:23
把旧的邮件archive成文件放在server，share给每个人，每个人再连这些邮件当personal folder。给inbox减压。 ...

谢谢回复 ，这个是缓解但是没法根除。现在业务扩大，几天时间文件量又上来了。 我说的Sub-folder 100+ 还不包括 更次级的sub-folder ，比如一个sub-folder代表一个客户，而这个客户又一直有生意往来结果folder 一层套一层 ....

而且...Archive有风险，一个误操作几年的资料就没了...... 我绝对信不过这帮人... 毕竟天天用来解锁iphone 的pin code都可以隔三差五的不记得！！！！

toolaa

哦，好像是不能同时access，但如果只是8个人，实在没办法，每人copy一份进自己电脑也是一种方法。

郁闷双鱼座

toolaa 发表于 2020-7-6 20:30
哦，好像是不能同时access，但如果只是8个人，实在没办法，每人copy一份进自己电脑也是一种方法。 ...

那就不能同步更新了...

toolaa

郁闷双鱼座 发表于 2020-7-6 20:29
谢谢回复 ，这个是缓解但是没法根除。现在业务扩大，几天时间文件量又上来了。 我说的Sub-folder 100+ 还 ...

邮件增长太快确实很麻烦，inbox size有限制的，超过了就crash了，只能给inbox减压，删邮件或archive下来，要不到时连邮箱都打不开。

toolaa

能不能多建几个email账号，按一些sub-folder的要求，不要都在一个inbox里？

郁闷双鱼座

toolaa 发表于 2020-7-6 20:49
能不能多建几个email账号，按一些sub-folder的要求，不要都在一个inbox里？

已经多建了几个公用账号啊，比如Inbox A  , B , C, D ... 每一个都是系统账号，只是大家都可以Access 。

也就是每个人的outlook里都有 4-5个Email 账号 ... 除了一个自己私人公司账号，其他的都是公用，因为里面的信息需要大家共享和实时更新、处理或者保存...

toolaa

郁闷双鱼座 发表于 2020-7-6 20:52
已经多建了几个公用账号啊，比如Inbox A  , B , C, D ... 每一个都是系统账号，只是大家都可以Access 。  ...

意思是在这4，5个账号里再细分，比如变成7，8个，因为inbox有size限制，邮件增长太快并且很多带附件的，一段时间就撑不住了。

Bunny33

你们不能把那几个账户变成group email 然后distribution email to each personal email?

郁闷双鱼座

toolaa 发表于 2020-7-6 20:56
意思是在这4，5个账号里再细分，比如变成7，8个，因为inbox有size限制，邮件增长太快并且很多带附件的， ...

不可行...这4个是代表4个区域，都是专人负责... 里面再细分就没底了..

而且这个也不是治本的方法

toolaa

上面说的archive成文件在server再share，应该可以同时读，但不能修改，对旧邮件一般没关系的。

zhaogod

我觉得你们需要的是一个job management system。如果没钱自己做的话，可以试试jira或者Monday这类免费软件找找思路。

郁闷双鱼座

Bunny33 发表于 2020-7-6 20:58
你们不能把那几个账户变成group email 然后distribution email to each personal email?

不是简单的Email分发，而是需要专人处理、归档或者保存各种资料的

比如： B inbox (东区) --》 张三 folder -- 》 1/7 order folder- >  xxxxxx-- > xxxxx 一大堆资料保存
                                                             ---》 5/7  order  folder -- > yyyyyy ---- > yyyyy 一大堆complain --- > xxxx 小妹安抚过程 ----> 张三笑得和花一样

                                                            ----》 6/7  order folder -- > 张三又不爽了 -- > 等待处理....

sun2012

把邮件系统当CRM用，肯定是不行的

不然卖CRM的公司都倒闭了啊

郁闷双鱼座

zhaogod 发表于 2020-7-6 21:02
我觉得你们需要的是一个job management system。如果没钱自己做的话，可以试试jira或者Monday这类免费软件 ...

谢谢 ，都知道原因。她们就是把Outlook当 CRM 用。 花钱是不可能的，免费的总公司肯定不允许

xm2w

我们公司就是一个cloud base的系统，每个group inbox在系统里有一个对应的project，每封邮件就自动生成一个ticket，管这个project 的人可以把这个ticket assign给组里不同的员工来处理。这样你只要看你自己的inbox就可以了。

zhaogod

郁闷双鱼座 发表于 2020-7-6 21:11
谢谢 ，都知道原因。她们就是把Outlook当 CRM 用。 花钱是不可能的，免费的总公司肯定不允许

...

理解，对有的人来说，换个系统比杀了他还痛苦。如果只能用office套件，我觉得可以尝试Office 365 groups（不是distribute group）加sharepoint共享文件。

masterniu

其实你应该看下为什么这种设置总是容易崩溃。
主要是由于O365对于share mailbox的管理很弱智，它的cache mode是并入主邮箱的，一旦容量过大基本上你的主邮箱就超50G outlook的限制了。你可能需要更改注册表来突破限制。
如果你不开启cache mode估计会慢的一逼。
最便宜的办法，把这些共享邮箱改成有license的邮箱，然后独立添加到outlook里，这个好处是他们的Cache OST file都是独立的，而且可以开启in-place archive来自动archive历史邮件。

基本上没有不花钱还要好用的这种事情。

5.5

不知道您的一个mail box 有多大
所谓崩溃是指 客户端outlook crash 吗？
我有同样的经历
记得大约是二十多个GB。
数十人公用
不改变应用方式的情况下
就是给客户端电脑OUTLOOK全加SSD 这样local cache 用起来会快一点。serverside 的load 就限于update。
只是权益之计。
最终还是要改变应用的方式。

商务车

你们需要一个crm系统
Outlook不是万能的