心血总结，申请加精：收发work email的八大注意事项和技巧

mybluejade

原来写邮件大有文章。工作6年，现在才懂点皮毛，班门弄斧了。

第一，不能按键按得太快，不然邮件没完成就发出了，以前这样做了很多次，太不专业。减低错误的方法是按回复键以后删去收件人，整个邮件完成后才补上。（刚刚写到这里就有人跟我讲不好意思按错了发出键，给你的邮件其实没写完）
英明神武如我老板，有次在邮件中要提到同公司的某人名字，为查此人名字的正确拼写，他在Cc: 栏里打了她的名字，后来不经思量就发出了邮件。当然要有点戏剧性的情节，邮件中他说了那人的坏话......还好有IT的Director帮他截住了邮件。老板后来常常引以为豪，每次都手舞足蹈满面通红地复述过程的紧张刺激。这样出错在大公司的邮件系统里是蛮常见的吧。

第二，写完了邮件要检查，附件有没粘贴，拼写有没错误，最重要的是，以收件人的角度看邮件，英语毕竟不是母语，用词要得当。我的中文那么好，就从来没有机会好好发挥过，TNND。

给下属的就不要太客气，给上司的也不能太谄媚。Can you please kindly advise 就绝对是对超尊重的上级用的，对下面到please就好了，也不需要疑问句，直接有礼貌地吩咐下去。

同级的话，取决于是否喜爱或熟络。对不喜欢但是同级的人用pls最好，有点缩写证明我对她的漫不经心，但礼数还是到了。

如果有很能帮忙而稍低一级的同事，用下“you are a star/angel”，体现出appreciation，下次人家还愿意帮你。

刚刚结识时，还可以测试对方的态度。比如在邮件里加句“how's your weekend”或聊聊天气，如果他/她忽略这个拉近乎的approach，那就算了，不然还是可以好好发展友谊的--仅限于同级或下级。扯远了。

第三，注意邮件的来龙去脉。曾经有人说我没头没脑，突然新开一个邮件，以往的历史都没了。这样浪费收件人的时间。特别是像我老板这种日理万机的，比如两周前他初步答应我可以请假，现在要发正式申请表，就必须找回他上次的邮件，免得他再费思量。

第四，写邮件时，甚至是写简历、报告时，一定要分段、简洁。最好用一二三点列出观点，然后把也用一二三把问题放最后。时间日期重要事件可以用粗体或下划线强调。问题尽量留在最后提，不然人家看到后来就忘了--“人家”特指我自己这种有早期帕金森症的中年老人。我老板就爱在我列出的问题旁边写个ok或其他批示，不然他哪有时间从一堆文字里找问题？

当然有时碰到傻子，你写得多一目了然都没用。如众多南美人。问她三个问题，回答中间那个，反问你一个。回过去，再重复问另两个问题，再选一个回你。人之笨莫过于如此。每次看到这样我都概叹中国人就是比他们聪明。

第四（这是常见错误之一，应该是第五le ),收到邮件特别是比较重要的邮件时，一定要反复看，或是隔个五分钟重看。不知道是游魂或英文真的那么差，有几次在上午和下午看的同一封email意思完全是相反的。妈妈的。英语不好。

第六，转发邮件时要注意什么可以让第三者知道，该删改的一定要做。上次有一女的说人家Hopeless，哪知道自己辗转又把那邮件发给那个hopeless的人了。尽量不要把不同重量级的人同时放在Cc：里，如高层和小Admin。宁可另外转发给Admin，FYI。FYI据说不能用于对上级的，弄得我每次想用都思量半天。

记得在杜拉拉还是哪里说过，如果有一件事你愿意让你老板知道的，比如你解决了一个问题，即使是很小的事，也可以抄送给他。他爱看不看，但是你不知会他就是你的问题。也让他知道你没有在上班时间写博，呵呵。

第七，敲山震虎。要给一个不合作的人写邮件，可以把她的上级或自己的上级抄进去，老板未必会出手，但已起威胁作用。当然这招不能常用，否则上级嫌你烦了。我对某婆娘同事就是，几次不理我我就抄送给她老板，她立马就把事儿给办了，还叫我有空一起吃饭多沟通。这个叫贱啊。

第八，大忌--Reply All。别手快快按Reply All，多少祸端从此起。几年前有同事就某公告质疑其上线老板但reply了全集团，想象她老板如何老羞成怒吧。
特别注意那些宣布新人上场或旧人离职的公告，你要welcome on board或fare well自己私下怎样都成，万勿对全世界表白。上周我们的接线员就和全公司讲欢迎某新人，以为自己是总裁呢？脑残。

谢谢捧场。觉得有用慷慨加分如何？

[ 本帖最后由 mybluejade 于 2011-7-10 23:15 编辑 ]

猪猪的宝贝

Thx for sharing

mybluejade

怎么就thanks阿，白金靴的有钱人呢。。。

bffbffbff

不错不错，原创吗？

mybluejade

又来一个不加分的白金靴。。。是原创的，码字那么辛苦，那么晚了，都不给人加分。。。

astina

写的很好，为了别人问一个名字的拼写，而在 cc栏内打一下，结果邮件就发给那人的事，我也干过，还没recall成功

uandme

FYI不能下级对上级么.........我干过很多这样的事儿.............

floraz

只是写个FYI可能不礼貌
我一般会在简单说两句fyi的内容

astina

或者先简单谈话过再转发邮件fyi

mybluejade

嗯，尽量不要对上级简单地用FYI.

uandme

搞得这么复杂么。。。。。。

我一向言简意赅。。。。。。。。。。。。。

Paulzq1

很有用，就是有点儿复杂，贴个简单版的：

【工作电邮的十条“经验法则”】1.非正式用语是大忌；2.尽量让你的邮件篇幅短小、重点突出；3.主题要明确；4.写对对方的称谓；5.慎用“全部回复”；6. “发送”之前请确认；7. 及时回复；8. 邮件发送后忌打电话；9，避免“大文件”附件，如有必须，请事前通知；10.不要写入敏感或者涉密信息。

shuan322

感谢楼主分享

leonjoho

点发送之前最好再看一遍，能查出不少错。今天是周一，发现人们都爱以 hope you all good/ hope you had a good weekend 开头

kingkongfei

“第六，转发邮件时要注意什么可以让第三者知道，该删改的一定要做。”
不能乱删的，email没问题时没事，有问题起来都是证据。你改了, 人家可以说你故意串改内容，有时候删一句，意思大不一样的。 就算对方看到自己被骂了，跟你也无关。你改了，就有可能是你的责任了。
不过email里说人hopeless本来就不professional. 发出去的，就要做好会被无数人转发的准备，而且email全部都是物证。

另外，问了，FYI可以对上级的，熟的话绝对没啥问题。一般没人care这么多的。如果当面或电话联系过的，有的人FYI都不写。直接点fwd键。不认识的，不管平级，下级或上级，还是恭敬点。礼多人不怪。

笑面猫

第一和第二也可以用科技手段解决。我在outlook里面把发送delay两分钟，效果是按了发送键邮件也会先到outbox里面先待２分钟。这样就算一时手快按了发送键也可以到outbox里面把邮件打开重新修改。当然不是所有的邮件都适合这样，比如可以设置meeting invite和high importance的邮件作为例外，一按发送键就马上发出。

sexmonk

补充一点： 如果邮件中应该添加文档或附件，一定要检查文件已经上传之后再发送邮件~ 以前经常碰到新人给我发邮件，内容格式都很好，但是就是找不到信中提到的 “请参阅附件内容”中的附件~~还有人因此被老板炒过~

MC528

忘记ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ也会被炒？好可怜。。。我经常收到忘记附件的ｅｍａｉｌ，我自己也犯过诶。。。

MU

第一項太容易解決了，設置了check spelling before sent 就可以避免了

xliu

好帖子，顶，大家的回复夜有用
，抛玉引玉贴

深蓝泡泡

恩LZ说的基本都是我的自然习惯了

鱼儿

敲山震虎第七招以前用的一直很爽，最近碰到一个特别搞的，反而有点副作用了。。。。还是因人而异啊，对有的小人用这一招不一定有用

Ritacow

原帖由 mybluejade 于 2011-7-10 22:59 发表
杜拉拉。。。

楼主很棒。我昨天已经加过分了！可是，楼主写到杜拉拉那项，我有些异议。

我觉得不应该什么小得小effort 都应该抄给你的老板。
我的老板明确的告诉我，如果你给我 CC, 就说明你需要我做些什么，或者必须知道些什么。不要什么功劳，小事都 Copy 我。我觉得很对，所以我跟我的属下也是这么 communicate 的。大家都有很多 email. 没有时间老看你自己邀功的邮件。In the corporate world, 邀功是必要的，但是得 pick your battles/occasion。

louise00

学习了，谢谢分享

jingjing_237

原帖由 astina 于 2011-7-10 23:07 发表
写的很好，为了别人问一个名字的拼写，而在 cc栏内打一下，结果邮件就发给那人的事，我也干过，还没recall成功

这种情况我一般都是另开一个新邮件，这样即使是不小心发出去，也没什么影响， 而且因为是新邮件， 几乎没有不小心发出的时候， 都是就直接CROSS掉

SUSAN1992

MARK 下，有用

rebecca83

哈哈 说到CC  坐我旁边的同事有天跟别的team发邮件讲工作  然后CC了我们director
结果好吧  一来一回每CC一次  Director就跳出来抓着某个数字问他问题
几个来回我同事哭丧着脸跟我说 再也不CC director了 55555.。。。。。。

rebecca83

敲山震虎这一招在我们那儿太常见了  
但是我比较心软 觉得能不用就不用吧  
prefer打电话follow up  除非此人特难搞

自己做的工作和其他team很多communication
一开始他们都很不配合  有时邮件发过去如同石沉大海
但我还是积极乐观地跟他们沟通  别人的email我尽量迅速回
坚持了三个月下来其他team的配合好了N多
email都很快回  迟个两天还会跟我这个graduate道歉了
RP啊

小安琪

我经常邮件写的内容想给A，结果发给了B,用的还是C的电邮。LZ给指点下这种该怎么办哇

sherply1024

原帖由 rebecca83 于 2011-7-12 21:01 发表
哈哈 说到CC  坐我旁边的同事有天跟别的team发邮件讲工作  然后CC了我们director
结果好吧  一来一回每CC一次  Director就跳出来抓着某个数字问他问题
几个来回我同事哭丧着脸跟我说 再也不CC director了 55555.。。。。。。

你描述的好喜剧啊，哈哈。。