工作上的 prioritisation & push back

Ritacow

昨天看到沅写她老公找工作记，有提到流程，让我想到了我去面试的时候，老板提到的 business 流程， 很多人不会 prioritise 并且更不知道什么时候应该 push-back。顺着这个我想到了一个典故 – 我老公刚开始工作时候的一个故事。
我所说的大家可能都早就知道。 听过的就将就我一下，没听过的可以看看能不能应用的上。
-----------------------------------------------
我老公是做平面设计的。当时他刚刚进了第一间公司，加入了一个marketing team. 这个marketing team 呢，里面有2个人负责不同的项目，每一个人都有可能用到 我老公的设计服务，所以每一个task (job) 一旦近来就肯定得完成，除非老板说不用。
但是那2个项目负责人并不太了解另外的人都给了多大的 task 给我老公来做，其实他们也不care。 反正他们的东西作好了就行。

有一个女生，她的项目最多，最重要，所以排进来的task 也很多。只要她给一个，我老公就默默无闻的接一个。那女生也会再切近一些活儿说是super urgent。但是从时间 上算过来，多进来一个活儿，那之前的task 就得往后排 (delay)。我老公是内向。他觉得他能做的他都埋头苦干，拼命做好，做完，做完美。

冲突是这样开始的。。。

女生排了 task 1, 2, 3 (normal) 近来， 然后挤进了4， 5 (super urgent)，所以连她 和我老公也就暂时只关心4 和5。
一开始她会问我老公1， 2， 3 怎样了，LG说ok。
等他们忙得不可开交的时候，女生也就忘了提醒我老公1,2,3 了。LG也有照常做，但是事实上是会delay。

等突然一天女生忙得差不多了，说 task 1 明天得上交。LG 说还没做完，因为有 task 4 & 5 urgent. 女生很气说我很早就跟你说要做1, 2, 3了而且那天交稿，为什么到现在还不能拿出来？两个人都气上头 ，觉得对方无可理喻。
所以呢，重点就是他们两个都有问题。两个都没有prioritise 好他们的工作，一个是布置性质的，一个是执行。我老公也是老好人，只会埋头苦干，拼命完成。觉得到时候自己快死掉，还不落人家好。

这种情况很普遍。天天不管你是弄 finance, marketing, planning etc, 只要你所需要的东西 depend on others 就会有冲突。再加一个要命的老板，更够人受的。

得去做晚饭。。。你们有兴趣听得话，晚上再 写

xingbu

统筹法确实很有用！

紫萱

占座等待
不过楼主老公不问下task1的deadline的么

夜游神

其实做的多未必吃亏，如果你懂得张扬和抢功的话！！国人，包括很多上了年龄的人，吃亏是吃在：做的多但不懂得如何“张扬”自己的成就！但是千万别瞎了眼睛，不知天高地厚的乱抢，你老大的功绝对抢不得，除非你有1000%的自信，自己能干掉他/她。
此外不论啥职位，总是要学会如何安排事情的轻重缓急的。如何安排?三楼正解,关键还是看deadline； 不过也有例外的。

好比你按照deadline排好了一个tasks queue。1，2，3，4，5……n临时从级别或者职位更高的boss那里拿到一个他觉得需要完成或者追踪的任务，没有二话，当然应该先做boss指示的任务。（鬼佬也是他妈的人，拍马屁绝对是放之四海而皆准的真理。）所有的这些安排，都需要留下痕迹，让你的老大知道。（email CCing）有delay也不用害怕，学会找借口，或者是business justification又或者是拿需要follow的process和procedure来当挡箭牌。但所有的这些都必须让你老大知道，一般来说，95%的情况下，支系老大都是为你出头的，如果你平时干的卖力并且这些卖力的事情他都知道的话。有可能排挤你的人，只可能是那些上了年纪又没真本事没能力的老货色。有正当的理由，任务受延迟，如果还有人找茬得话，直接可以对他伸中指然后吼'f u c k' you off的。

[ 本帖最后由 夜游神 于 2009-7-15 21:00 编辑 ]

Ritacow

你所说的 answer 未必有点不professional一点吧。
如果不满就骂 'F off' 的话，岂不是有反效果。

我今天只是说到 prioritisation & push back 不包括怎么控制office politics...

Ritacow

接着第一帖

都有 deadline， this is implied
LG 觉得既然你挤了2个task 近来，托了5天，理所当然别的东西得往后推5天
那个女的也缺乏 follow-up, double check 而且也很天真

其实归根到底就是两个人的communication skills 都不好，没有好习惯， 再外加别的因素像内向。也有可能有的中国同胞可能觉得少说话，少惹麻烦。不问别人不会引人注意，之类等。。。到了最后所有琐碎，麻烦的task 别人慢慢的都丢向给你。老板也不会承认你，觉得你是一名干将，默默无私的奉献。。。说白了，老板可能你的名字都不记得 (exaggeration la…)

所以，我推荐：（晚上叙说）

Make a ‘Daily Activities’ sheet
Have a working in progress calendar
Learn to project contingencies

alphamj

原帖由 Ritacow 于 2009-7-16 11:51 发表
接着第一帖

都有 deadline， this is implied
LG 觉得既然你挤了2个task 近来，托了5天，理所当然别的东西得往后推5天
那个女的也缺乏 follow-up, double check 而且也很天真

其实归根到底就是两个人的commu ...

LZ说的我很赞同。有效的沟通技巧不管是在哪里都很重要，现在大多数的工作都讲求沟通，人际关系，要求软技巧，在这方面我觉得一来受性格方面的影响，加上文化上面的差异，当然也有语言的因素，所以communication skills上占不到很大的优势。LZLG的例子其实满普遍的，别人排近来的工作都接受，一味埋头苦干，力求尽善尽美，但缺乏有效沟通，到头来反而吃力不讨好，所作的工作也没有受到应当的肯定。等待Rita晚上的续文分享，一起提升职场EQ。:)

Ritacow

先说 Daily Activities Sheet 吧
这个东西纯属于你自己的。你可以把你的每日的流程或者必须做的写下来。怎么安排，标注在于你自己。基本上我是分别与每天都要做的，一些琐碎事，再加项目。每一条上我都会注上什么时候是deadline / 发生了什么 /下一步是什么 /要给谁打电话 之类的。

Ritacow

这个可以是你自己的或者你可以推荐给与你的老板让你的team 也用。然后大家都把这个save 在 sharepoint上。每个人就有(包括你老板) 就有很好的visibility,同时别的business unit来给你摊活儿的时候也可以先查看到底你／你们有没有时间去兼任他们的活儿。

Cramzhang

好贴

Cramzhang

好贴

xjyoyo

真实好贴。楼主的方法我保存下来了好好学习。

limyae2009

做好大老板给的， 尽量做好小老板给的。
至于普通的同事，如果他／她不把你的时间当时间看的话，直接和大的去说。

当然楼主说的也很用！

Ritacow

这个说起来是work ethic. 肯定有一些你没有预算到的事情会发生。所以应该这样处理：

接了 project 1, 你回复email 给那个人说你们达成的deadline。 这个deadline 一定要buffer in 足够的拖累时间。

接了一个你没有预算的project, 你得第一时间通知project 1 的stakeholder 你有更多more urgent job刚进来。用面对面的谈法。你跟他讲你project1的新的deadline 是____, 而且你会在deadline 之前再次沟通你的进展和时间预算。这样子就不会最后变成一个‘你觉得’‘我觉得’的问题了。

如果，同时有人来给你一堆工作，而你真的不能做到。你必须push back. 用的原因是手上有很多活儿 + 你不能compromise你的工作质量。在必要的时候你得跟老板沟通给他看你的 WIP calendar, 让他跟你站在一个战线 上，但是不需要他直接出面。如果那些人真的闹到你老板那里，LD 也知道你到底在做什么，并且很放心

The key is to actively communicate to all stakeholders of your project so that they are all aware of the timeline.

zsygirl

非常实际的帖子
感谢LZ的分享

derek

lz适合做hr

magebubu

很有用,谢谢LZ.

janine

这个很有用，很好！！谢谢！

KPMG

其实很多时候是英语不好惹的祸。交流有问题，于是少说话多干事，别人问，自己也只是听的一知半解，然后ok几下，别人也当没事。结果出问题。

西门吹哨

原帖由 Ritacow 于 2009-7-16 17:49 发表
这个可以是你自己的或者你可以推荐给与你的老板让你的team 也用。然后大家都把这个save 在 sharepoint上。每个人就有(包括你老板) 就有很好的visibility,同时别的business unit来给你摊活儿的时候也可以先查看到底你 ...

LZ这个有模板可share吗

tld128

原帖由 Ritacow 于 2009-7-16 17:45 发表
先说 Daily Activities Sheet 吧
这个东西纯属于你自己的。你可以把你的每日的流程或者必须做的写下来。怎么安排，标注在于你自己。基本上我是分别与每天都要做的，一些琐碎事，再加项目。每一条上我都会注上什么时 ...

这个建议很不错，daily activities sheet可以自己做，把自己每天做过的任务写下来，这样老板和其他同事也可以知道你做过什么。我也要学习一下。

Ronny

好贴啊，马上试验了那个DAILY ACTIVITY。花5分钟时间计划，打印出来可以作为一天工作的依据，做完划掉，还可以用来做每日或者每周的项目进度更新，很不错。
其实我每天也列表写计划，不过没那么详细，而且杂事特别多，最后就变成了除了能保证紧急的和到了deadline的事情完成，其它就不知道自己忙了些什么。
不过有个问题请教RITA，我发现我们公司需要的这样那样的表格特别多，比如项目的计划表，进度表，资金状况表，freight安排进度表，每周例会工作一览表，老板现在还要求添加下周工作计划表。
有没有什么比较好的方法整合和提高效率？

gohome

问两个问题
Have a working in progress calendar-能不能分享一下摸板? 我不知道怎么弄.
Learn to project contingencies-这个不懂, 能不能解释一下.
谢谢. 级别太低, 没法加分, 我收藏了帖子,以后给你加回来 :):)

Ritacow

对不起， 分享不了。只能加图片，不能 attach excel a...

呵呵，高兴你们觉得有用，如果培养成了一个habit, 真的很好。作为manager面试的时候老板注重我有没有develop 一些工作上的 processes.

我还有一些别的 project management document & calendar. 等一下有时间我贴上来

gohome

谢谢LZ. 加油

romantic

这个贴真的很不错，学习一下

scanlan