有做AP的同学请进~~! 新工作 好痛苦啊 ~~!

smmlovesbb

艾 刚拿到这个工作的时候还挺兴奋的 觉得公司不错 地点不错 工资也还可以 而且主要的是觉得终于逃离了之前的公司  觉得以后应该都会更好吧

没想到 去上班的第一天 就感觉到原来这个工作根本不是自己想象的样子 工作繁琐 程序麻烦 最主要的是 什么活都不能自己控制  一下心情跌倒谷底 之后的几天工作中

越有后悔感觉  怎么觉得新工作做得一点都不开心 而且超级没有自由 原来有了比较才知道哪种是自己最想要的


不知道论坛里有做纯AP的工作的同学每天都是在做些什么? 我想大概了解一下  然后让我考虑一下以后还要不要做这个职位! 先谢了~~!

我具体说下现在新工作的具体内容把:

去新公司上班刚好一个半礼拜  公司还算是比较大型的公司  AP一共是6个人 3个人是做业务有关的  我和我的SUPERVISOR还有另外一个人是做Corporate有关的AP  做得东西就是输invoice, credit card, staff expense 这些吧

先介绍一下我的Supervisor, 她是一个中老年的华人 看起来就是比较严格的那种人 进公司的第一天 她就跟我说 我是一个要求很高的人 大家都不喜欢我之类的话 艾 去这个公司之前 这也是我唯一害怕的地方  因为我觉得和这种老太工作相处 肯定不容易  而且感觉她的生活都很无聊 寂寞( 好像没有老公)  每天都早上6点半来上班  中午从来都是在桌子上吃饭 也从不走动 晚上我下班的时候她都一直在  我一直在想 为何她有那么多的精力  好像看起来从来都不累的样子

去上班的第一天  介绍下公司同事和环境 就马上要让我做事情了 我不知道论坛里的同学又没有人用过SUN系统 我用下来的一个多礼拜 我觉得它非常不好用  老太婆是属于那种没有耐心的人  而且感觉她自己对软件也非常不熟 总之她教我的东西都是跳来跳去 她自己也不知道要跟我说些什么   后来的几天她跟我说 我不想做在你身边教你  我觉得我有什么东西要让你知道我就教你  所以接下来基本上每个10分钟就把我教过去  每次都是在半途中跟我说下 我们这里这个东西是这样做得 然后这样就算完了 而且从来是没有背景的 她想说什么就什么 而且不管我在做什么  每天都要不停地打断我

我以前的公司做AP输INVOICE比较简单 因为都是有PO的  而且系统也比较方便  所以一天输个2,300张也不觉得累  可是来了这里 INVOICE的量是不大  因为只和CORPORATE有关的  但是公司的COST CENTER 分得比较细  一般一张INVOICE 都要5,6个COSTCENTER了 最要命的是在SUN里面输invoice是输JOURNAL的形式 效率非常的低  这里输一张  我之前公司大概可以输了20张以上了  而且最要命的是 因为CODING FORM是公司其他人准备的  所以经常会有问题  然后老太婆说 有任何命题都要 SCAN再EMAIL回那个人 让他改好再发过来  很多时候很小的GST 差额 我都要一张张SCAN发过去 很多时候我拿出20分invoice 基本上 10几张都要发回去 让别人修改 每天感觉都在发来发去 效率非常的低

我相信做AP的人都不喜欢做STAFF EXPENSE 我也是  以前公司就不喜欢 但是以前公司每人管 现在就惨了 特别在做credit card 的时候 ( 公司一共有200张卡) 每次教上来的一份都是带着厚厚的RECEIPTS 反正只要有VARIANCE 肯定要发回去 然后没有RECEIPT要让他们SIGN STATUTORY DECLARATION. 基本上每一份都是有问题的  我觉得我现在每天的工作就是发来发去 根本做不了事 而且天天这样 我觉得非常的郁闷 感觉根本什么都处理不了

说到PAYMENT RUN 我也觉得很极品 要把每次付的invoice 全部找出来( 大概2,300 张) 放好  又对 INVOICE NUMBER 又检查金额 然后还要让ACCOUNTANT来检查一遍

这些繁琐的步骤在我以前公司是没有的  以前公司也不算很小的公司 AP也有3个人  但是事情自己都比较好控制  但在这个公司 什么都要程序 做事情效率根本提不了 我做了几天就做不下去了 觉得每天去OFFICE里面都非常痛苦 艾  大家来说说你们做得AP是怎样的 ?

angel8791

关于staff training，随着你在公司工作的时间变长，对业务越来越熟悉，会逐渐变得不是问题。但是关于AP process procedure，恐怕不是你一个新人能够改变的。我曾经做过的AP，也有类似的payment run的问题，比如把所有付款的发票scan 和 hard copy 供managers checking,而且这个run是每天都在做。不清楚你以前的工作，所以不好比较，不过还是建议楼主慎重换工作，尤其是在现在这样的大环境下。

KKei

说实在的不觉得process有什么问题.

本身就应该有三合一或者四合一的process. duty segregation. 有公司没这资源去achieve.大公司不这么做,审计会有issue.

有机会学学正确的是好事.说到GST rounding,如果你平时都是兢兢业业的做.偶尔的small variance ,如果我作为你的头, 就会let it go.

反之,平时根本都是对不上的,那我只有check一次,发现问题就立刻要你改.

其实minor variance是acceptable,但是你是AP,你的工作就process invoice and payment run.

另外或者你可以要求改进的,就是staff reimbursement form 和statutory declaration form合为一张.

以后只要line manager approved,没有invoices/receipts直接可以code expenses.

任何gst lost 都转嫁他们unit/cost center ,谁让他们approved.

acountability 上你完全到位了.

911110000

说到PAYMENT RUN 我也觉得很极品 要把每次付的invoice 全部找出来( 大概2,300 张) 放好  又对 INVOICE NUMBER 又检查金额 然后还要让ACCOUNTANT来检查一遍

200 300错一张就够受了，double check很正常吧

mmchung

SUN系统是我用过的比较好的系统了.
我之前用的一个IBM帮公司开发的系统, run account list的时候另一只脚是run不出来的,我做个accrual others的breakdown要花上3天时间, 但用SUN,不就是一分钟的活么?
给你个manual看看吧
文件太大, 给个邮箱,mail给你

KKei

Keep accrual 在spreadsheet不就好了. 每条single line都有自己的编号, 鉴于coding是你做的,让AP输入的时候在注解里填上这个编号. 月底recon时候,直接把所有当月的accrual acct 交易全拉出去,一个vlookup & if error,1个小时,全部被搞的服服贴贴.

ycnang

SUN我用过，可能是楼主刚开始的时候不习惯吧，刚开始不熟悉的时候会感觉很费时间，慢慢的熟悉了就觉得还挺好用的。楼主现在在适应期，也许一两个月后肯定会好些

hehua53

AP 就是个繁琐的Job. 不过200多张credi card 你一个人做也是够受的啊。

wxxnxs

我之前工作也是用sun的，感觉比SAP好用，就是输invoice比较烦，像你说的是以journal形式输入的。

Kennygu888

我觉得既然自己做的不开心,还不如骑驴找马继续找,碰到好的在跳.自己的心情决定工作的态度,既然自己有抵触就在找找别的工. 我跟lz现在一样,刚换了工,但觉得现在的工作不是我当初想象的那么好,所以决定继续找

smmlovesbb

angel8791 发表于 2012-9-16 08:26
关于staff training，随着你在公司工作的时间变长，对业务越来越熟悉，会逐渐变得不是问题。但是关于AP pro ...

是啊 其实这些程序按道理来讲都是对的  可是现在就是提不起精神做 觉得都好麻烦

smmlovesbb

KKei 发表于 2012-9-16 11:20
说实在的不觉得process有什么问题.

本身就应该有三合一或者四合一的process. duty segregation. 有公司没 ...

是啊 我也知道PROCESS没问题 其实这样做也是对公司好  可是对公司好 对我们干活的人就不好了  

艾 现在情况是就算MANAGER approve了 如果没给正式RECEIPT (很多人会给那个EFTPOS的那张）就要去讨 ， 追

而且很多人 都没有找正确的人 APPROVE  头痛啊

smmlovesbb

911110000 发表于 2012-9-16 11:37
说到PAYMENT RUN 我也觉得很极品 要把每次付的invoice 全部找出来( 大概2,300 张) 放好  又对 INVOICE NUMB ...

真的吗  

我以前公司根本不查的 因为一个要付上千张 怎么查啊 我知道的 不是太小的公司 一般都不会查 因为量太大

smmlovesbb

mmchung 发表于 2012-9-16 11:39
SUN系统是我用过的比较好的系统了.
我之前用的一个IBM帮公司开发的系统, run account list的时候另一只脚是 ...

谢谢你啊  邮件我已经收到了

smmlovesbb

ycnang 发表于 2012-9-17 17:02
SUN我用过，可能是楼主刚开始的时候不习惯吧，刚开始不熟悉的时候会感觉很费时间，慢慢的熟悉了就觉得还挺 ...

我还是不喜欢 觉得界面很不明朗清楚 比我以前用的PRONTO难用很多

而且我们的那个SUN不能放大  在公司的电脑上只占屏幕的1/2

smmlovesbb

hehua53 发表于 2012-9-17 19:32
AP 就是个繁琐的Job. 不过200多张credi card 你一个人做也是够受的啊。

是啊 我现在看到的已经叠得有块一个手臂高了

smmlovesbb

wxxnxs 发表于 2012-9-17 20:04
我之前工作也是用sun的，感觉比SAP好用，就是输invoice比较烦，像你说的是以journal形式输入的。 ...

我还没用过SAP  所以不好比较

是啊 输INVOICE很让人奔溃 我们很多INVOICE都是用VISION UPLOAD上去的 因为根本不能直接输 太多条了

smmlovesbb

Kennygu888 发表于 2012-9-17 21:42
我觉得既然自己做的不开心,还不如骑驴找马继续找,碰到好的在跳.自己的心情决定工作的态度,既然自己有抵触就 ...

是啊  我现在每天也在关注SEEK呢 一有好机会绝对不错过  就是现在的工作经验比较麻烦  应该不写进简历吧？！

麻辣小龙虾

200张credit card 一个人做么？工作量太大了吧

麻辣小龙虾

原来没有receipts需要做declaration啊，以前都不知道，感觉自己白做2年AP了。
请问这个statutory declaration 是有统一模板还是公司自己内部的？

smmlovesbb

麻辣小龙虾 发表于 2012-9-17 22:31
200张credit card 一个人做么？工作量太大了吧

反正我的SUPERVISOR都做好了ACCRUAL  然后就让我做咯  她基本跟我讲了5分钟 就要我开始做

上礼拜4一整个下午在CHECK RECEIPTS 头颈痛 眼睛花 瞬间觉得自己后悔了  (paopaobing(58))

本来公司这些我都可以不做了 自作孽啊

smmlovesbb

麻辣小龙虾 发表于 2012-9-17 22:33
原来没有receipts需要做declaration啊，以前都不知道，感觉自己白做2年AP了。
请问这个statutory declarati ...

我觉得每个公司的都大同小异呢 都是差不多的WORDING

macro_micro_eco

同恨credit card

smmlovesbb

macro_micro_eco 发表于 2012-9-17 22:38
同恨credit card

我觉得做AP都讨厌根STAFF EXPENSE有关的东西

以前公司也是 大家都不想做  这部分都是最乱的 最头痛

macro_micro_eco

smmlovesbb 发表于 2012-9-17 22:40
我觉得做AP都讨厌根STAFF EXPENSE有关的东西

以前公司也是 大家都不想做  这部分都是最乱的 最头痛 ...

还好现在公司没几张credit card
以前公司有一张老板的信用卡几乎人人都用。账单老板自己都不认识，要问全公司几十个人。不问没人主动给收据的。

snowcat

macro_micro_eco 发表于 2012-9-17 22:48
还好现在公司没几张credit card
以前公司有一张老板的信用卡几乎人人都用。账单老板自己都不认识，要问全 ...

做这个真的会抓狂的

macro_micro_eco

snowcat 发表于 2012-9-17 22:49
做这个真的会抓狂的

还好现在不做了

dingding.ann

200个credit card的确多了点，我们公司都要专门请人只做credit card。

wxxnxs

smmlovesbb 发表于 2012-9-17 22:28
我还没用过SAP  所以不好比较

是啊 输INVOICE很让人奔溃 我们很多INVOICE都是用VISION UPLOAD上去的 因 ...

你们用什么版本的，sun4 还是 sun5，我觉得4比较好用，不会有太多的死机情况。用Vision Excel load其实也快不了多少。

smmlovesbb

dingding.ann 发表于 2012-9-17 23:46
200个credit card的确多了点，我们公司都要专门请人只做credit card。

是啊 朋友公司也是专人就做这个呢