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原来写邮件大有文章。工作6年，现在才懂点皮毛，班门弄斧了。
第一，不能按键按得太快，不然邮件没完成就发出了，以前这样做了很多次，太不专业。减低错误的方法是按回复键以后删去收件人，整个邮件完成后才补上。（刚刚写到这里就有人跟我讲不好意思按错了发出键，给你的邮件其实没写完）
英明神武如我老板，有次在邮件中要提到同公司的某人名字，为查此人名字的正确拼写，他在Cc: 栏里打了她的名字，后来不经思量就发出了邮件。当然要有点戏剧性的情节，邮件中他说了那人的坏话......还好有IT的Director帮他截住了邮件。老板后来常常引以为豪，每次都手舞足蹈满面通红地复述过程的紧张刺激。这样出错在大公司的邮件系统里是蛮常见的吧。
第二，写完了邮件要检查，附件有没粘贴，拼写有没错误，最重要的是，以收件人的角度看邮件，英语毕竟不是母语，用词要得当。我的中文那么好，就从来没有机会好好发挥过，TNND。
给下属的就不要太客气，给上司的也不能太谄媚。Can you please kindly advise 就绝对是对超尊重的上级用的，对下面到please就好了，也不需要疑问句，直接有礼貌地吩咐下去。
同级的话，取决于是否喜爱或熟络。对不喜欢但是同级的人用pls最好，有点缩写证明我对她的漫不经心，但礼数还是到了。
如果有很能帮忙而稍低一级的同事，用下“you are a star/angel”，体现出appreciation，下次人家还愿意帮你。
刚刚结识时，还可以测试对方的态度。比如在邮件里加句“how's your weekend”或聊聊天气，如果他/她忽略这个拉近乎的approach，那就算了，不然还是可以好好发展友谊的--仅限于同级或下级。扯远了。
第三，注意邮件的来龙去脉。曾经有人说我没头没脑，突然新开一个邮件，以往的历史都没了。这样浪费收件人的时间。特别是像我老板这种日理万机的，比如两周前他初步答应我可以请假，现在要发正式申请表，就必须找回他上次的邮件，免得他再费思量。
第四，写邮件时，甚至是写简历、报告时，一定要分段、简洁。最好用一二三点列出观点，然后把也用一二三把问题放最后。时间日期重要事件可以用粗体或下划线强调。问题尽量留在最后提，不然人家看到后来就忘了--“人家”特指我自己这种有早期帕金森症的中年老人。我老板就爱在我列出的问题旁边写个ok或其他批示，不然他哪有时间从一堆文字里找问题？
当然有时碰到傻子，你写得多一目了然都没用。如众多南美人。问她三个问题，回答中间那个，反问你一个。回过去，再重复问另两个问题，再选一个回你。人之笨莫过于如此。每次看到这样我都概叹中国人就是比他们聪明。
第四（这是常见错误之一，应该是第五le ),收到邮件特别是比较重要的邮件时，一定要反复看，或是隔个五分钟重看。不知道是游魂或英文真的那么差，有几次在上午和下午看的同一封email意思完全是相反的。妈妈的。英语不好。
第六，转发邮件时要注意什么可以让第三者知道，该删改的一定要做。上次有一女的说人家Hopeless，哪知道自己辗转又把那邮件发给那个hopeless的人了。尽量不要把不同重量级的人同时放在Cc：里，如高层和小Admin。宁可另外转发给Admin，FYI。FYI据说不能用于对上级的，弄得我每次想用都思量半天。
记得在杜拉拉还是哪里说过，如果有一件事你愿意让你老板知道的，比如你解决了一个问题，即使是很小的事，也可以抄送给他。他爱看不看，但是你不知会他就是你的问题。也让他知道你没有在上班时间写博，呵呵。
第七，敲山震虎。要给一个不合作的人写邮件，可以把她的上级或自己的上级抄进去，老板未必会出手，但已起威胁作用。当然这招不能常用，否则上级嫌你烦了。我对某婆娘同事就是，几次不理我我就抄送给她老板，她立马就把事儿给办了，还叫我有空一起吃饭多沟通。这个叫贱啊。
第八，大忌--Reply All。别手快快按Reply All，多少祸端从此起。几年前有同事就某公告质疑其上线老板但reply了全集团，想象她老板如何老羞成怒吧。
特别注意那些宣布新人上场或旧人离职的公告，你要welcome on board或fare well自己私下怎样都成，万勿对全世界表白。上周我们的接线员就和全公司讲欢迎某新人，以为自己是总裁呢？脑残。
谢谢捧场。觉得有用慷慨加分如何？
[ 本帖最后由 mybluejade 于 2011-7-10 23:15 编辑 ] |
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学中文（总结） (2014-11-6) fhjp01 
发表于 2011-7-10 22:59
发表于 2011-7-10 23:07
